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摘 要：随着信息技术的快速发展，传统的办公模式已经无法满足日常工作的需要。为此，建立一套适合目前形势的办公自动化系统已迫在眉睫。文章以一所本科院校为例，详细介绍了学校办公自动化系统的需求分析与设计，對于建立其他高校的办公自动化系统具有一定的参考价值。
关键词：办公自动化;OA系统;信息化
0 引言
在“互联网+”信息时代，特别是新冠疫情暴发以来，我们学习和办公模式发生了深刻的改变。虽然目前办公自动化模式得到了普遍认可和较广泛使用，但各高校的办公自动化信息层次仍有较大的提升空间[1]。例如比较多的高校线上办公主要集中在公文处理和信息发布上，而校外来文管理、会议管理、督办管理和合同管理等功能并未得到广泛开发，OA办公系统并未得到系统性全面性建设。本文结合学校实际，介绍了在建设OA办公系统中涉及的功能、原则、前提条件最后达到的效果。
1 建设目标和建设原则
1.1 建设目标
减少办公开支，降低办公成本;内部共享各种信息资源，实现知识规整与管理;加强员工间的交流、增强人员责任感、高整体工作效率;通过后台的统计汇总功能，制作报表;对日常的工作进行记录，以备事后随时查询。
1.2 建设原则
（1）系统须遵循开放性原则，必须与学校智慧服务信息化平台全面集成，包括统一身份认证平台、数据交换平台、统一门户等，进而与学校其他信息系统实现对接。（2）系统须遵循安全性原则，应符合信息安全等级保护二级标准。建设OA系统要采取有效的安全机制，包括系统安全、数据安全、日志审计以及操作痕迹保留等。需采用灵活的授权管理机制，按照不同用户、不同角色分配不同的操作权限。（3）系统在安装配置上应遵循简洁化原则。PC桌面端采用浏览器工作，无须安装客户端软件，支持尽可能多的主流浏览器，无须复杂的浏览器客户端设置即可顺利访问系统。（4）系统对待历史数据须遵循延续继承原则，完成原OA系统的数据迁移，方便在新系统中调阅历史数据和文件。（5）系统须遵循稳定性原则，能够平稳流畅运行，优化软件设计和源代码，不卡顿。
2 高校办公自动化系统的主要功能模块
2.1 公共模块管理和发文管理
（1）公共模块管理，包含通讯录管理、日程管理、待办事项。
（2）发文管理，分为学校发文和二级单位发文两大类，学校发文是校级层面的公文，二级单位发文是二级单位内部的公文。第一，发文管理可支持拟文签和正文在一个屏中完全显示，并可以通过权限控制查看正文内容。第二，学校发文包含党务文件、行政文件、函件、会议纪要等。流程主要有文件起草、负责人审批、部门会签、秘书办文、办公室审批、校领导审批、校领导签发、套红、盖章、分发等环节。发起人可以通过系统提醒下一环节处理人。办文过程中，可查看办文的修改痕迹。第三，可以通过拟文签中的任何字段进行模糊查询，找到系统中的相关文件。第四，发文流程流转完成后，可实现一键转格式（文件格式可实现为PDF和Word），并进行自动归档
2.2 校外来文管理
校外来文管理主要是处理上级来文和其他单位来函等。（1）每个流程按照学校的实际定制。在这些流程的每一环节，可以通过系统提醒下一环节处理人。（2）可以按标题、创建时间进行搜索，以及全文检索，并能在“收文登记簿”中以年份、收文字号、起止编号进行检索并导出检索结果。 （3）办文流程流转完成后，进行自动归档。第四，办文流程结束之后可实现一键转督办，实现文件流转的全闭环管理。
2.3 会议管理
会议管理包括会议室申请、参会人员管理、座位安排、材料管理等方面。（1）会议室申请：由用户根据相应的流程申请登记使用。系统可按照会议申请审批情况每周生成会议安排表和会议室使用情况一览表。校党委常委会、校长办公会、重要专题会议等，包括议题申报、议题审议、上会资料上传、会议通知、会议提醒、参会人员统计等功能。（2）参会人员管理：根据会议类别，对二级单位人员进行合理分类，建立工作群组。提供校园卡、二维码、身份证等签到功能，实时显示应到会单位数和实际到会单位数。（3）会议材料管理：会前承办单位可上传会议议程、拟讨论材料等文档，并合并在参会提醒中提醒各单位提前查看;会后承办单位可上传草拟的会议纪要供相关部门讨论。（4）一周会议安排：学校每周五前，各单位向学校办公室提交下周会议申请，包括会议时间、会议室地点、出席校领导、参会人员等信息，由学校办公室工作人员审核汇总，按程序审定、发布。管理维度包括会议室登记、参会人员管理、材料管理、电话会议等方面。系统根据会议申请审批情况每周生成会议安排表和会议室使用情况一览表，一览表能动态更新。
2.4 督办管理
（1）学校督查督办事项主要由学校办公室根据学校会议、文件和领导的批示要求来立项的。已立项的督办事项由学校办公室送达承办部门（单位）办理，学校办公室负责跟踪督办，及时掌握工作进展情况。承办单位反馈承办过程及承办情况，并在要求时限内办结事项。（2）督办各流程可指定人员、时间、频次等对相关责任人进行提醒、系统内及时通信推送。（3）督办查询：按人员、部门、时间维度统计处理数、平均处理时长、总处理时长、按时完成率、超期处理数、超期处理比例。
2.5 合同管理
（1）合同发起：根据学校目前已有合同模板，制作电子档合同会签单，根据不同权限设定对应人员发起，合同以附件形式流转，系统支持可以修改附件，并且支持修改留痕。系统支持对每个合同进行分类自动编号。（2）合同生成：合同审批流程最终节点到合同管理员，由学校合同管理员一键生成最终版合同，并且同步生成二维码和水印。（3）合同分类：按照学校目前合同类别，实现不同合同类别的流转。 （4）合同统计：支持合同统计，可以按照年、月、发起人、合同类别等设置条件进行合同数据统计。（5）合同追踪：合同流转过程中可以对合同进行追踪，可查看流程进行中、流程完结等状态。 3 高校办公自动化系统满足条件和要求
3.1 负载要求
（1）系统必须支持足够多用户同时在线，支持PC端至少足够多并发用户数。（2）OA系统应支持包含全校所有教师用户数以上的用户规模。
3.2 系统集成要求
（1）系统必须与学校统一身份認证平台对接，师生用户通过统一的账号密码认证登录使用系统，教职工用工号，学生用学号，须关闭系统自身的登录入口、注销入口以及修改密码功能。（2）必须与学校数据中心和数据交换平台对接，提供数据库的完整只读访问权限，通过该平台实现与其他相关业务系统之间的数据自动同步更新。（3）系统必须与学校统一门户对接，方便师生用户使用。面向师生的服务应集成到统一门户中运行。
3.3 系统兼容性要求
系统要有良好的兼容性，在PC端采用B/S模式，用户在PC客户端无须安装专门的应用软件，直接通过浏览器登录系统，能很好地支持IE（9、10、11）、Chrome、360、Firefox、Safari、百度、傲游、搜狗、QQ等常用浏览器，使用过程中能针对不同操作系统和浏览器能一键式安装公文插件，能良好地兼容Microsoft Office、WPS等通用办公软件，对操作系统无限制[2]。
3.4 系统安全性要求
（1）办公系统必须具有高度的安全性。本系统必须符合国家信息安全等级保护制度要求。（2）系统应有严密的操作权限控制，确保用户账号的安全。登录系统后，在限定时间内无操作时，用户账户自动退出，再次登录需重新进行身份认证。（3）服务器端要有完善的安全机制，实现应用系统及数据库的自动全备份，备份策略用户可设置，核心数据加密存储。备份的数据能够在新安装系统中全部恢复，提供数据恢复方法。
4 结语
以日常行政办公工作实际作为切入点，全方位多角度无死角解决在线行政办公所碰到的问题，教职工在办公室就能完成全流程。相对于传统的OA办公系统，新建设的OA办公系统在流程简化、用户登录、数据同步、系统安全、易用性、适用性和兼容性等方面有了显著提升，在数据管理层面也更进一步优化。特别是疫情期间，这一特性克服了物理空间隔离给人们工作带来的影响[3]，提升办公效率。
[参考文献]
[1]贾向炜，任炜.基于工作流技术的西安交通大学全新OA系统的设计与实现[J].电脑知识与技术，2018（14）：73-75.
[2]梁涛，刘咏国，杨非非，等.大数据时代背景下创新高校OA系统运行模式与发展路径的研究[J].信息技术与信息化，2018（11）：186-190.
[3]程彪.试谈疫情背景下的OA系统应用[J].电脑编程技巧与维护，2020（10）：90-91.
（编辑 傅金睿）
关键词：办公自动化;OA系统;信息化
0 引言
在“互联网+”信息时代，特别是新冠疫情暴发以来，我们学习和办公模式发生了深刻的改变。虽然目前办公自动化模式得到了普遍认可和较广泛使用，但各高校的办公自动化信息层次仍有较大的提升空间[1]。例如比较多的高校线上办公主要集中在公文处理和信息发布上，而校外来文管理、会议管理、督办管理和合同管理等功能并未得到广泛开发，OA办公系统并未得到系统性全面性建设。本文结合学校实际，介绍了在建设OA办公系统中涉及的功能、原则、前提条件最后达到的效果。
1 建设目标和建设原则
1.1 建设目标
减少办公开支，降低办公成本;内部共享各种信息资源，实现知识规整与管理;加强员工间的交流、增强人员责任感、高整体工作效率;通过后台的统计汇总功能，制作报表;对日常的工作进行记录，以备事后随时查询。
1.2 建设原则
（1）系统须遵循开放性原则，必须与学校智慧服务信息化平台全面集成，包括统一身份认证平台、数据交换平台、统一门户等，进而与学校其他信息系统实现对接。（2）系统须遵循安全性原则，应符合信息安全等级保护二级标准。建设OA系统要采取有效的安全机制，包括系统安全、数据安全、日志审计以及操作痕迹保留等。需采用灵活的授权管理机制，按照不同用户、不同角色分配不同的操作权限。（3）系统在安装配置上应遵循简洁化原则。PC桌面端采用浏览器工作，无须安装客户端软件，支持尽可能多的主流浏览器，无须复杂的浏览器客户端设置即可顺利访问系统。（4）系统对待历史数据须遵循延续继承原则，完成原OA系统的数据迁移，方便在新系统中调阅历史数据和文件。（5）系统须遵循稳定性原则，能够平稳流畅运行，优化软件设计和源代码，不卡顿。
2 高校办公自动化系统的主要功能模块
2.1 公共模块管理和发文管理
（1）公共模块管理，包含通讯录管理、日程管理、待办事项。
（2）发文管理，分为学校发文和二级单位发文两大类，学校发文是校级层面的公文，二级单位发文是二级单位内部的公文。第一，发文管理可支持拟文签和正文在一个屏中完全显示，并可以通过权限控制查看正文内容。第二，学校发文包含党务文件、行政文件、函件、会议纪要等。流程主要有文件起草、负责人审批、部门会签、秘书办文、办公室审批、校领导审批、校领导签发、套红、盖章、分发等环节。发起人可以通过系统提醒下一环节处理人。办文过程中，可查看办文的修改痕迹。第三，可以通过拟文签中的任何字段进行模糊查询，找到系统中的相关文件。第四，发文流程流转完成后，可实现一键转格式（文件格式可实现为PDF和Word），并进行自动归档
2.2 校外来文管理
校外来文管理主要是处理上级来文和其他单位来函等。（1）每个流程按照学校的实际定制。在这些流程的每一环节，可以通过系统提醒下一环节处理人。（2）可以按标题、创建时间进行搜索，以及全文检索，并能在“收文登记簿”中以年份、收文字号、起止编号进行检索并导出检索结果。 （3）办文流程流转完成后，进行自动归档。第四，办文流程结束之后可实现一键转督办，实现文件流转的全闭环管理。
2.3 会议管理
会议管理包括会议室申请、参会人员管理、座位安排、材料管理等方面。（1）会议室申请：由用户根据相应的流程申请登记使用。系统可按照会议申请审批情况每周生成会议安排表和会议室使用情况一览表。校党委常委会、校长办公会、重要专题会议等，包括议题申报、议题审议、上会资料上传、会议通知、会议提醒、参会人员统计等功能。（2）参会人员管理：根据会议类别，对二级单位人员进行合理分类，建立工作群组。提供校园卡、二维码、身份证等签到功能，实时显示应到会单位数和实际到会单位数。（3）会议材料管理：会前承办单位可上传会议议程、拟讨论材料等文档，并合并在参会提醒中提醒各单位提前查看;会后承办单位可上传草拟的会议纪要供相关部门讨论。（4）一周会议安排：学校每周五前，各单位向学校办公室提交下周会议申请，包括会议时间、会议室地点、出席校领导、参会人员等信息，由学校办公室工作人员审核汇总，按程序审定、发布。管理维度包括会议室登记、参会人员管理、材料管理、电话会议等方面。系统根据会议申请审批情况每周生成会议安排表和会议室使用情况一览表，一览表能动态更新。
2.4 督办管理
（1）学校督查督办事项主要由学校办公室根据学校会议、文件和领导的批示要求来立项的。已立项的督办事项由学校办公室送达承办部门（单位）办理，学校办公室负责跟踪督办，及时掌握工作进展情况。承办单位反馈承办过程及承办情况，并在要求时限内办结事项。（2）督办各流程可指定人员、时间、频次等对相关责任人进行提醒、系统内及时通信推送。（3）督办查询：按人员、部门、时间维度统计处理数、平均处理时长、总处理时长、按时完成率、超期处理数、超期处理比例。
2.5 合同管理
（1）合同发起：根据学校目前已有合同模板，制作电子档合同会签单，根据不同权限设定对应人员发起，合同以附件形式流转，系统支持可以修改附件，并且支持修改留痕。系统支持对每个合同进行分类自动编号。（2）合同生成：合同审批流程最终节点到合同管理员，由学校合同管理员一键生成最终版合同，并且同步生成二维码和水印。（3）合同分类：按照学校目前合同类别，实现不同合同类别的流转。 （4）合同统计：支持合同统计，可以按照年、月、发起人、合同类别等设置条件进行合同数据统计。（5）合同追踪：合同流转过程中可以对合同进行追踪，可查看流程进行中、流程完结等状态。 3 高校办公自动化系统满足条件和要求
3.1 负载要求
（1）系统必须支持足够多用户同时在线，支持PC端至少足够多并发用户数。（2）OA系统应支持包含全校所有教师用户数以上的用户规模。
3.2 系统集成要求
（1）系统必须与学校统一身份認证平台对接，师生用户通过统一的账号密码认证登录使用系统，教职工用工号，学生用学号，须关闭系统自身的登录入口、注销入口以及修改密码功能。（2）必须与学校数据中心和数据交换平台对接，提供数据库的完整只读访问权限，通过该平台实现与其他相关业务系统之间的数据自动同步更新。（3）系统必须与学校统一门户对接，方便师生用户使用。面向师生的服务应集成到统一门户中运行。
3.3 系统兼容性要求
系统要有良好的兼容性，在PC端采用B/S模式，用户在PC客户端无须安装专门的应用软件，直接通过浏览器登录系统，能很好地支持IE（9、10、11）、Chrome、360、Firefox、Safari、百度、傲游、搜狗、QQ等常用浏览器，使用过程中能针对不同操作系统和浏览器能一键式安装公文插件，能良好地兼容Microsoft Office、WPS等通用办公软件，对操作系统无限制[2]。
3.4 系统安全性要求
（1）办公系统必须具有高度的安全性。本系统必须符合国家信息安全等级保护制度要求。（2）系统应有严密的操作权限控制，确保用户账号的安全。登录系统后，在限定时间内无操作时，用户账户自动退出，再次登录需重新进行身份认证。（3）服务器端要有完善的安全机制，实现应用系统及数据库的自动全备份，备份策略用户可设置，核心数据加密存储。备份的数据能够在新安装系统中全部恢复，提供数据恢复方法。
4 结语
以日常行政办公工作实际作为切入点，全方位多角度无死角解决在线行政办公所碰到的问题，教职工在办公室就能完成全流程。相对于传统的OA办公系统，新建设的OA办公系统在流程简化、用户登录、数据同步、系统安全、易用性、适用性和兼容性等方面有了显著提升，在数据管理层面也更进一步优化。特别是疫情期间，这一特性克服了物理空间隔离给人们工作带来的影响[3]，提升办公效率。
[参考文献]
[1]贾向炜，任炜.基于工作流技术的西安交通大学全新OA系统的设计与实现[J].电脑知识与技术，2018（14）：73-75.
[2]梁涛，刘咏国，杨非非，等.大数据时代背景下创新高校OA系统运行模式与发展路径的研究[J].信息技术与信息化，2018（11）：186-190.
[3]程彪.试谈疫情背景下的OA系统应用[J].电脑编程技巧与维护，2020（10）：90-91.
（编辑 傅金睿）