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（西安交通大学城市学院 陕西 西安 710018）
摘要：教学秘书是独立学院教学管理队伍的重要组成部分，而教学秘书工作在教学管理中也具有举足轻重的地位。独立院校教学秘书只有明确自身工作职责及工作内容，以及在教学管理过程中应具备的基本素质，才能提高工作效率，保障学院教学工作的顺利进行。
关键词：独立学院；教学秘书；基本素质
【中图分类号】G648.2
序言
独立学院的一切工作都是围绕着教学工作开展的，教学管理在独立学院工作中占据着重要地位。教学秘书是独立学院教学管理队伍的重要组成部分，是系主任教学管理工作的助手，需要协助系领导处理本单位和相关的各类教学事务，并且在业务上接受教务处的指导。在独立学院中，教学秘书是各系不可或缺的教学管理者，是学生及教师的服务者，也是与教务处以及其它相关院、系连接的纽带，是独立学院办学理念最基层的实践者。
一、教学秘书的主要工作职责
（一）服务职能
服务职能是教学秘书最基本的职责，服务教学、服务教师、服务学生是教学秘书的中心任务。教学秘书必须要为教师的教学、学生的学习工作做好准备工作，使得教学工作能够正常进行；为领导及上级相关部门提供相应的信息服务，保障整个学院日常教学活动的顺利开展。
（二）协调职能
教学秘书必须要做到“上令下达、下情上报”，既要将教务处下达的各项工作安排及时传达给系主任和本系教师及学生，还要协调本系与各系之间、本系教师、学生与学院各部门之间的关系。另外，还要协助系主任完成日常的教学管理工作，所以，教学秘书的有效协调与沟通，是保证教学秩序正常运行的基础。
（三）管理职能
教学秘书的管理职能主要体现在日常的教学管理工作和各种资料、档案的管理工作。教学管理涉及教学计划的修订、组织教师填写教学进度表、排课信息汇总、教师工作量统计、教师信息维护、教改项目申报等等事务性工作。在日常的教学活动中要管理好与教学相关的所有纸质与电子的文件材料，例如教学计划、教学大纲、实践教学体系、试卷、成绩单、教学相关文件、通知、毕业论文等有关材料，这些材料是学院重要的教学资料，并且对后期的教学工作具有借鉴价值，需要精心管理.
（四）监督职能
为了保障各项教学活动的正常进行，确保教学任务保质保量地完成，使得教学质量得到不断地提升，教学秘书需要协助系主任时刻关注教学活动，及时发现教学活动中存在的各种问题及不足，并协助系主任解决相关问题。
二、独立学院教学秘书的工作内容
教学秘书的工作非常繁杂而具体，涉及到日常教学工作的各个方面。每日淹没在繁重的事务性工作中，在平凡的岗位上默默无闻地为学院的教学工作做出贡献。同时，教学秘书是学院教学工作最基层、最直接的管理者，教学秘书的工作是否到位直接影响着整个学院教学工作能否顺利进行，为稳定教学秩序、保障教学活动的顺利开展起着重要作用。
（一）上情下达
教学秘书是教务处下达各项通知、任务的传达者。教学秘书直接从教务处接受任务、通知，并及时将任务传达给系主任，并协助系主任完成各项教学管理任务、将相关任务安排给相关教师和学生。例如：协助系主任及时完成教学计划的修订、通知教学授课竞赛报名、通知课表安排、发放考试及监考通知、会议通知、通知教学进度表填写、命题模版要求、调课通知、毕业生信息核对、学生专业测评报名通知、比赛通知以及各种教学文件的传达工作。
（二）日常教学运行
学院的日常教学运行都有严格的计划，教学秘书要根据教学计划安排相应的教学活动，比如教学计划的修订、教学工作会的安排、学生信息联络员会议的安排、调课、教室申请、学生转专业审核、毕业生成绩审核、期末考试安排、毕业论文管理以及专业等级考试报名、考务安排等等，以保障教学活动的顺利进行。
（三）下情上报
教学秘书要根据学院的各项工作安排，及时做好相应的上报材料。如教学计划、教学总结、实习安排、考试安排、实习总结、毕业论文安排、专兼职教师信息统计表、教师课时费等等各种数据汇总表等。教学秘书需要在规定的时间内及时、准确地将材料上报教务处。
（四）全面管理
教学秘书在协助系主任管理日常的教学工作之外，不仅要为教师的教学活动做好服务，例如教材的领用、协调、教室的调整、申请、调停课手续、工作量核对、成绩录入、教学管理系统使用培训等，还要为每个学生的课程学习和实践活动做好组织和管理工作。如考试安排、通知、试卷印刷、毕业审核、成绩单打印、证书发放以及学籍档案的管理。
三、教学秘书的基本素质
教学秘书是独立学院教学理念的最基层的实践者，是教学工作的重要环节之一。要成为一个优秀的教学秘书，不是在短期内能一蹴而就的，需要经过长期的学习和实践。教学秘书的素质及能力将直接影响学院的教学管理水平。因此，一名合格的教学秘书需要具备以下素质。
（一）良好的政治素质
良好的政治素质就是要不断学习政治理论和党的方针政策，不断充实和完善自己，提高自身素质。其次热爱本职工作，树立全心全意为教育事业服务的思想，有奉献精神和服务意识，并严守教学机密、坚持原则，严格按照规章制度办事。正确看待得与失，顾大局，识大体，团结同事，有团体精神。
（二）良好的心理素质
教学秘书的工作内容复杂，涉及到形形色色的人和事。很多工作都有严格的时间限制，任务繁杂、责任重大，容不得半点失误和差错。只有具有良好的心理素质，当面对各种各样的突发事件时，才能正确地处理和协调，保证教学运行的正常进行。
教学秘书最重要的心理素质是细心和耐心。教学秘书的工作琐碎，头绪繁杂，每一件事情都需要极度耐心细致地去完成，出不得任何差错。任何细小的差错都会影响到整个教学工作的正常进行。另外，独立学院的教师流动性较大，人员构成复杂，每学期开学都需要重新对新教师及兼职教师进行教学管理系统、学院教学规定等内容的培训。教师的个人素质参差不齐，在实际工作中需要具有极大的耐心。二级管理以来，学生的成绩审核、成绩打印、转专业申请、延长学制申请、考试安排等等工作也都需要教学秘书去做，学生人数多，工作重复性强，这都需要教学秘书有极大的耐心以及对工作积极、主动、为工作默默奉献的精神。 （三）扎实的业务素质
教学秘书首先要掌握所在系室的专业设置，熟悉本系各专业的培养方案，了解各专业的各门课程的基本知识、基本结构、教学过程和特点，以及本系各年级各专业学生的基本情况。
另外，教学秘书需要具有一定的写作能力和计算机应用能力。在工作中，经常需要撰写一些请示、报告、总结、通知等教学类文书，因此，掌握一定的写作知识和技能是教学秘书的基本素质。另外，随着办公自动化的普及，教学秘书还必须掌握计算机应用能力，以便提高工作效率，减轻工作强度。
此外，教学秘书还应具备良好的沟通协调能力以及处理突发事件的能力。教学秘书的工作性质决定了每天都有可能遇到突发事件或意外情况的发生。因此，需要处变不惊，迅速对突发事件做出判断，并且做出正确的决定，处理意外情况的过程中，良好的沟通和协调能力就不可或缺。
（四）勇于创新的能力
教学秘书除了做好日常工作以外，还必须要有创新意识。创新是时代的要求，有创新才有发展，教学秘书要紧紧跟上整个高等教育的形势，善于在工作中发现问题、思考问题，不断更新观念，保持较强的适应能力，从而使教学管理更加合理、科学。
四、如何做好一名称职的独立学院教学秘书
独立学院教学管理工作相较公办院校有自己的一些特别之处，独立学院的教学秘书工作也相应有一些自己的特色，因此，要做好一名称职的独立学院教学秘书，需要做到以下几个方面。
（一）熟悉本系教学结构，努力学习业务知识
独立学院和公办院校相比，教务管理人员较少，工作量大，教学秘书需要处理全系与教学有关的所有工作，需要完成教务处成绩处理、考试安排、学生管理、毕业生管理、教学计划、督导听课等方面的工作任务。而经常是同时接受教务处几个方面的工作通知、任务。各种工作内容繁杂且集中，而且都有一定的时效性，稍不注意就会出问题，造成工作遗漏。因此，教学秘书一定要特别熟悉本系的教学情况，在接到工作通知的时候第一时间判断各工作任务涉及的人员，并分别联系相关人员，或安排其实施，或从相关人员处收集信息，并及时将结果反馈教务处各部门。
（二）注重与教师、学生和辅导员的沟通。
独立学院学生的学习习惯普遍不如公办院校学生，许多类似于教师评价、补考通知、信息核对等与其相关的通知虽然在教学管理系统中可以看到，但学生很少主动去查询，经常需要反复通知，而且总有一部分学生从不理会，这就需要教学秘书不断地与辅导员联系，及时通知学生，以帮助他们及时参加学院的各项教学活动。
（三）创新工作方法，提高工作效率
教学秘书在做好教学服务工作的同时，还需要不断思考，充分发挥自己的主观能动性，创新工作方法，努力探索教学管理的新思路。例如，我院每学期开学教学检查教师到课情况的方式是逐个教室进行检查，这样的缺点是耗时、耗力，效率低下。我将我系的检查方式改为教师签到制度，教师到校后首先到系办公室签到，这样就第一时间掌握了教师的到校情况，然后可以有针对性地到教室进行检查。这样就大大提高了检查教师到课率的效率。
（四）善于发现问题解决问题
教学秘书在日常工作中，要有一双善于发现问题的眼睛。教学秘书需要与学院教务处等部门有直接联系，在工作的过程中，难免会有一些诸如办事程序过于繁琐、重复、沟通渠道不畅、规定的范围不明确、教学管理系统的缺陷等等问题。这时，教学秘书要善于发现问题，并及时将问题反映给系领导或相关部门。教学秘书要有全心全意为学院教学工作奋斗的精神。只有各系教学秘书及教务处、相关部门共同努力，发现工作中的问题，并及时提出，及时做出调整，才能不断地推动学院教学管理工作的不断进步，促进学院的进一步长远发展。对于工作中碰到的某些实际问题，可在允许的范围内灵活解决，并做好记录，以备今后类似的情况参考，并逐步找到最为科学的解决方式。
结论
教学秘书是一项服务性工作，教学秘书要在熟悉学院和本系的情况的基础上，将为教师、学生服务的意识放在首位，加强学习，不断提高自己的业务水平，积极创新，提高工作效率，为保障学院教学工作的顺利进行，促进学院提高教学质量和人才培养质量，创造一个稳定、可持续发展的独立学院做出自己的努力。
参考文献
[1]田新洪，朱元元，卢亚欣.高校教学秘书工作探析.中国科教创新导刊，2011（5）
[2]张海燕，周玥涵.浅谈高校教学秘书工作.中国电力教育，2008（8）
[3]薛宝颖.对高校教学秘书工作的认识与思考.河北农业大学学报（农林教育版）2009（9）
[4]胡德同，陈爱霞.浅论高校教学秘书在教学管理中的作用及素质要求.中国西部科技，2008（6）
摘要：教学秘书是独立学院教学管理队伍的重要组成部分，而教学秘书工作在教学管理中也具有举足轻重的地位。独立院校教学秘书只有明确自身工作职责及工作内容，以及在教学管理过程中应具备的基本素质，才能提高工作效率，保障学院教学工作的顺利进行。
关键词：独立学院；教学秘书；基本素质
【中图分类号】G648.2
序言
独立学院的一切工作都是围绕着教学工作开展的，教学管理在独立学院工作中占据着重要地位。教学秘书是独立学院教学管理队伍的重要组成部分，是系主任教学管理工作的助手，需要协助系领导处理本单位和相关的各类教学事务，并且在业务上接受教务处的指导。在独立学院中，教学秘书是各系不可或缺的教学管理者，是学生及教师的服务者，也是与教务处以及其它相关院、系连接的纽带，是独立学院办学理念最基层的实践者。
一、教学秘书的主要工作职责
（一）服务职能
服务职能是教学秘书最基本的职责，服务教学、服务教师、服务学生是教学秘书的中心任务。教学秘书必须要为教师的教学、学生的学习工作做好准备工作，使得教学工作能够正常进行；为领导及上级相关部门提供相应的信息服务，保障整个学院日常教学活动的顺利开展。
（二）协调职能
教学秘书必须要做到“上令下达、下情上报”，既要将教务处下达的各项工作安排及时传达给系主任和本系教师及学生，还要协调本系与各系之间、本系教师、学生与学院各部门之间的关系。另外，还要协助系主任完成日常的教学管理工作，所以，教学秘书的有效协调与沟通，是保证教学秩序正常运行的基础。
（三）管理职能
教学秘书的管理职能主要体现在日常的教学管理工作和各种资料、档案的管理工作。教学管理涉及教学计划的修订、组织教师填写教学进度表、排课信息汇总、教师工作量统计、教师信息维护、教改项目申报等等事务性工作。在日常的教学活动中要管理好与教学相关的所有纸质与电子的文件材料，例如教学计划、教学大纲、实践教学体系、试卷、成绩单、教学相关文件、通知、毕业论文等有关材料，这些材料是学院重要的教学资料，并且对后期的教学工作具有借鉴价值，需要精心管理.
（四）监督职能
为了保障各项教学活动的正常进行，确保教学任务保质保量地完成，使得教学质量得到不断地提升，教学秘书需要协助系主任时刻关注教学活动，及时发现教学活动中存在的各种问题及不足，并协助系主任解决相关问题。
二、独立学院教学秘书的工作内容
教学秘书的工作非常繁杂而具体，涉及到日常教学工作的各个方面。每日淹没在繁重的事务性工作中，在平凡的岗位上默默无闻地为学院的教学工作做出贡献。同时，教学秘书是学院教学工作最基层、最直接的管理者，教学秘书的工作是否到位直接影响着整个学院教学工作能否顺利进行，为稳定教学秩序、保障教学活动的顺利开展起着重要作用。
（一）上情下达
教学秘书是教务处下达各项通知、任务的传达者。教学秘书直接从教务处接受任务、通知，并及时将任务传达给系主任，并协助系主任完成各项教学管理任务、将相关任务安排给相关教师和学生。例如：协助系主任及时完成教学计划的修订、通知教学授课竞赛报名、通知课表安排、发放考试及监考通知、会议通知、通知教学进度表填写、命题模版要求、调课通知、毕业生信息核对、学生专业测评报名通知、比赛通知以及各种教学文件的传达工作。
（二）日常教学运行
学院的日常教学运行都有严格的计划，教学秘书要根据教学计划安排相应的教学活动，比如教学计划的修订、教学工作会的安排、学生信息联络员会议的安排、调课、教室申请、学生转专业审核、毕业生成绩审核、期末考试安排、毕业论文管理以及专业等级考试报名、考务安排等等，以保障教学活动的顺利进行。
（三）下情上报
教学秘书要根据学院的各项工作安排，及时做好相应的上报材料。如教学计划、教学总结、实习安排、考试安排、实习总结、毕业论文安排、专兼职教师信息统计表、教师课时费等等各种数据汇总表等。教学秘书需要在规定的时间内及时、准确地将材料上报教务处。
（四）全面管理
教学秘书在协助系主任管理日常的教学工作之外，不仅要为教师的教学活动做好服务，例如教材的领用、协调、教室的调整、申请、调停课手续、工作量核对、成绩录入、教学管理系统使用培训等，还要为每个学生的课程学习和实践活动做好组织和管理工作。如考试安排、通知、试卷印刷、毕业审核、成绩单打印、证书发放以及学籍档案的管理。
三、教学秘书的基本素质
教学秘书是独立学院教学理念的最基层的实践者，是教学工作的重要环节之一。要成为一个优秀的教学秘书，不是在短期内能一蹴而就的，需要经过长期的学习和实践。教学秘书的素质及能力将直接影响学院的教学管理水平。因此，一名合格的教学秘书需要具备以下素质。
（一）良好的政治素质
良好的政治素质就是要不断学习政治理论和党的方针政策，不断充实和完善自己，提高自身素质。其次热爱本职工作，树立全心全意为教育事业服务的思想，有奉献精神和服务意识，并严守教学机密、坚持原则，严格按照规章制度办事。正确看待得与失，顾大局，识大体，团结同事，有团体精神。
（二）良好的心理素质
教学秘书的工作内容复杂，涉及到形形色色的人和事。很多工作都有严格的时间限制，任务繁杂、责任重大，容不得半点失误和差错。只有具有良好的心理素质，当面对各种各样的突发事件时，才能正确地处理和协调，保证教学运行的正常进行。
教学秘书最重要的心理素质是细心和耐心。教学秘书的工作琐碎，头绪繁杂，每一件事情都需要极度耐心细致地去完成，出不得任何差错。任何细小的差错都会影响到整个教学工作的正常进行。另外，独立学院的教师流动性较大，人员构成复杂，每学期开学都需要重新对新教师及兼职教师进行教学管理系统、学院教学规定等内容的培训。教师的个人素质参差不齐，在实际工作中需要具有极大的耐心。二级管理以来，学生的成绩审核、成绩打印、转专业申请、延长学制申请、考试安排等等工作也都需要教学秘书去做，学生人数多，工作重复性强，这都需要教学秘书有极大的耐心以及对工作积极、主动、为工作默默奉献的精神。 （三）扎实的业务素质
教学秘书首先要掌握所在系室的专业设置，熟悉本系各专业的培养方案，了解各专业的各门课程的基本知识、基本结构、教学过程和特点，以及本系各年级各专业学生的基本情况。
另外，教学秘书需要具有一定的写作能力和计算机应用能力。在工作中，经常需要撰写一些请示、报告、总结、通知等教学类文书，因此，掌握一定的写作知识和技能是教学秘书的基本素质。另外，随着办公自动化的普及，教学秘书还必须掌握计算机应用能力，以便提高工作效率，减轻工作强度。
此外，教学秘书还应具备良好的沟通协调能力以及处理突发事件的能力。教学秘书的工作性质决定了每天都有可能遇到突发事件或意外情况的发生。因此，需要处变不惊，迅速对突发事件做出判断，并且做出正确的决定，处理意外情况的过程中，良好的沟通和协调能力就不可或缺。
（四）勇于创新的能力
教学秘书除了做好日常工作以外，还必须要有创新意识。创新是时代的要求，有创新才有发展，教学秘书要紧紧跟上整个高等教育的形势，善于在工作中发现问题、思考问题，不断更新观念，保持较强的适应能力，从而使教学管理更加合理、科学。
四、如何做好一名称职的独立学院教学秘书
独立学院教学管理工作相较公办院校有自己的一些特别之处，独立学院的教学秘书工作也相应有一些自己的特色，因此，要做好一名称职的独立学院教学秘书，需要做到以下几个方面。
（一）熟悉本系教学结构，努力学习业务知识
独立学院和公办院校相比，教务管理人员较少，工作量大，教学秘书需要处理全系与教学有关的所有工作，需要完成教务处成绩处理、考试安排、学生管理、毕业生管理、教学计划、督导听课等方面的工作任务。而经常是同时接受教务处几个方面的工作通知、任务。各种工作内容繁杂且集中，而且都有一定的时效性，稍不注意就会出问题，造成工作遗漏。因此，教学秘书一定要特别熟悉本系的教学情况，在接到工作通知的时候第一时间判断各工作任务涉及的人员，并分别联系相关人员，或安排其实施，或从相关人员处收集信息，并及时将结果反馈教务处各部门。
（二）注重与教师、学生和辅导员的沟通。
独立学院学生的学习习惯普遍不如公办院校学生，许多类似于教师评价、补考通知、信息核对等与其相关的通知虽然在教学管理系统中可以看到，但学生很少主动去查询，经常需要反复通知，而且总有一部分学生从不理会，这就需要教学秘书不断地与辅导员联系，及时通知学生，以帮助他们及时参加学院的各项教学活动。
（三）创新工作方法，提高工作效率
教学秘书在做好教学服务工作的同时，还需要不断思考，充分发挥自己的主观能动性，创新工作方法，努力探索教学管理的新思路。例如，我院每学期开学教学检查教师到课情况的方式是逐个教室进行检查，这样的缺点是耗时、耗力，效率低下。我将我系的检查方式改为教师签到制度，教师到校后首先到系办公室签到，这样就第一时间掌握了教师的到校情况，然后可以有针对性地到教室进行检查。这样就大大提高了检查教师到课率的效率。
（四）善于发现问题解决问题
教学秘书在日常工作中，要有一双善于发现问题的眼睛。教学秘书需要与学院教务处等部门有直接联系，在工作的过程中，难免会有一些诸如办事程序过于繁琐、重复、沟通渠道不畅、规定的范围不明确、教学管理系统的缺陷等等问题。这时，教学秘书要善于发现问题，并及时将问题反映给系领导或相关部门。教学秘书要有全心全意为学院教学工作奋斗的精神。只有各系教学秘书及教务处、相关部门共同努力，发现工作中的问题，并及时提出，及时做出调整，才能不断地推动学院教学管理工作的不断进步，促进学院的进一步长远发展。对于工作中碰到的某些实际问题，可在允许的范围内灵活解决，并做好记录，以备今后类似的情况参考，并逐步找到最为科学的解决方式。
结论
教学秘书是一项服务性工作，教学秘书要在熟悉学院和本系的情况的基础上，将为教师、学生服务的意识放在首位，加强学习，不断提高自己的业务水平，积极创新，提高工作效率，为保障学院教学工作的顺利进行，促进学院提高教学质量和人才培养质量，创造一个稳定、可持续发展的独立学院做出自己的努力。
参考文献
[1]田新洪，朱元元，卢亚欣.高校教学秘书工作探析.中国科教创新导刊，2011（5）
[2]张海燕，周玥涵.浅谈高校教学秘书工作.中国电力教育，2008（8）
[3]薛宝颖.对高校教学秘书工作的认识与思考.河北农业大学学报（农林教育版）2009（9）
[4]胡德同，陈爱霞.浅论高校教学秘书在教学管理中的作用及素质要求.中国西部科技，2008（6）