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摘要：电子文件的广泛应用产生了电子档案，其特性与传统的纸质档案有很大的区别。本文从电子档案如何归档，归档后如何保存，又如何提供利用等方面做了较为详细地探讨，为档案部门电子档案的管理和应用起到了很好的借鉴。
关键词：档案 电子档案信息 归档 保护
现代信息技术的发展， “电子档案”也随之产生。这一新生事物的出现，给传统档案管理工作带来了新的机遇和挑战，尽快探索出一套切实可行的电子档案管理方法，已成为当前档案界普遍关注和积极探索的话题。
一、电子文件和电子档案的特性
电子文件定义为：法人及其他组织和个人在履行公务活动中形成的，由计算机处理和存储的机读材料和其他载体形式记录，能被计算机识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘、光盘等介质上，并可以进行网络传递的代码序列。电子档案定义：经过鉴定，具有保存价值和利用价值的已归档的电子文件及其相应的支持软、硬件说明。
电子文件的特性：
1、虚拟性
电子文件是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的，在没有与数据处理系统及硬件、软件相结合时，它是无法显示出来的，是非实际的事物，因而具有虚拟性。
2、设备依赖性
电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等设备，电子文件不可用。其对设备依赖性体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。
3、非直读性
电子文件的非直读性体现在很多方面。一是数字编码记录于载体上肉眼无法分辨，二是载体上的信息记录密度极大。
4、可分离性
电子文件可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化；还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者；还可把电子文件分解后分别通过不同的途径传递，存放在不同地点的不同设备上，在需要时再装配起来。
5、集成性
文字、图形、声音、影像等多媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容，这就造成了电子文件的多媒体集成性，使电子文件的信息形态及其组成要比纸质文件等复杂得多。
6、易变性
电子文件信息与载体的可分离性，使电子文件的增、删、改十分简便且不留痕迹，由此也造成电子文件操作不当而易丢失，或不留痕迹被篡改。
7、可操作性
由于信息的易变性，可以方便地改变其存在状态，使电子文件处于操作者希望的状态之下。
8、密集性
电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质。
二、电子文件的归档和管理
1、加强组织领导
归档是电子文件转换成电子档案的重要环节，它的质量好坏关系到整个电子档案的管理水平。
2、归档范围
电子文件的归档范围应参照有关制度规定并结合电子文件的特点，将反映本单位主要活动、具有查考利用价值的电子文件纳入归档范围，主要包括：在行使机构职能活动中形成的文本文件、制作的各种数据文件、计算机辅助设计形成的数据文件、图形文件、保证电子文件长期可读性而收集的支持软件、各种电子文件的整理、著录和鉴定的信息，相关的纸质文件及其他载体类型的文件等。
3、著录和编目
电子文件的著录是指通过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、结构背景以及文件系统的信息，准确描述电子文件的过程和成果。编目是将文件著录的内容以目录的形式按一定规律排列。科学的著录和编目是快速查找、开发利用电子文件资源的必要条件。
4、电子档案保护
1）电子文件载体的保护
电子文件是由磁性载体和光盘承载的，对电子文件载体的保护重点在于对影响载体的物化因素的控制：
①控制适宜的温、湿度。对磁性载体，推荐温度为18℃€?℃，相对湿度为40%€?%，光盘保存推荐湿度为14℃～24℃，相对湿度为45%～60%。
②防止灰尘。灰尘可以造成电子文件载体表面的污染和划伤、载体的腐蚀、降解、滋生霉菌等。要禁止用手直接触摸光盘的信息部，使用后应放回盘盒中。
③防止外来磁场。外来磁场作用于磁性载体上，能使磁性涂层发生消磁或磁化，破坏记录信息，影响读出效果。
④防止光线和有害气体的影响。有害气体具有酸性和氧化性，可腐蚀、破坏载体，导致盘基老化变质、磁粉脱落，还可能产生各种色斑，造成电子文件信息丢失、盘体损坏。紫外线能与电子文件制成材料发生氧化反应，使盘基老化、脆性增大、强度下降，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。
2）电子文件信息的保护
由于电子文件记录信息的原理与纸质文件不同，对信息载体的保护不足以保护信息的安全，需要采取多种技术手段和措施对于文件信息实施保护。
三、电子文件和电子档案管理中面临的几个问题
电子文件和电子档案相对于纸质档案具有质的区别，其独有的特性决定了在管理过程中必然出现许多新的问题。
1、文件的原始性问题
从档案的形成来看，档案是“原件”，可以成为查考、争辩和处理问题的依据。对于纸质文件来说，其内容的原始性通常要借助形式的原始性来证实和确认，而电子文件便于修改，便于拷贝的特点降低了档案的本质属性和基本价值，使它的法律认可度被大大地打了折扣。
2、管理的复杂性问题
电子文件自身的特点决定了其管理方法有许多不同于纸质文件之处。由于电子文件信息与载体的可分离，“档案实体整理”可能被“概念整理”所取代，单线排列的规定性也将被信息多元组合的可行性所取代；电子文件在保管条件，保管要求以及检查、利用方式等方面也与纸质文件有诸多不同等。
3、载体材料的寿命问题
电子文件存储的磁介质寿命远远比不上纸张，不易保护。电子文件载体对室内温湿度进行严格控制，并配置除尘、防火、防磁场的设施。而且不能触摸，不能折叠，不能清洁、擦拭，不能被重物压，不能放置时间过长。不仅要保护好载体，还要保护好所载信息。
4、信息的可变性问题
电子文件的易操作性也导致信息的可变性，主要是易失真和易丢失，赞成信息失控、信息污染、信息过剩、信息干扰、信息失窃、软硬件故障等都会发生，造成不能弥补、不可估量的损失。
对于电子文件和电子档案的管理，一方面我们要观念更新，突破传统的思想认识、管理模式，探索电子文件自身运动规律，创造适合于电子文件和档案的管理方法。另一方面我们应当用发展的观点来看待电子文件，电子文件作为新生的事物，必然有它的不利因素，但这只是次要矛盾，并不决定事物发展的主要方向。而且，作为一种新生事物它也正在发展中不断进行自我完善，需要我们置身于高新技术领域不断探索，从而使档案事业在信息时代得到进一步发展。
作者简介：
刘淑英 （1958.4—），女，上海人，胜利油田地质科学研究院助理馆员。
关键词：档案 电子档案信息 归档 保护
现代信息技术的发展， “电子档案”也随之产生。这一新生事物的出现，给传统档案管理工作带来了新的机遇和挑战，尽快探索出一套切实可行的电子档案管理方法，已成为当前档案界普遍关注和积极探索的话题。
一、电子文件和电子档案的特性
电子文件定义为：法人及其他组织和个人在履行公务活动中形成的，由计算机处理和存储的机读材料和其他载体形式记录，能被计算机识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘、光盘等介质上，并可以进行网络传递的代码序列。电子档案定义：经过鉴定，具有保存价值和利用价值的已归档的电子文件及其相应的支持软、硬件说明。
电子文件的特性：
1、虚拟性
电子文件是在计算机中产生和处理，其信息形态是数字化的，在没有与数据处理系统及硬件、软件相结合时，它是无法显示出来的，是非实际的事物，因而具有虚拟性。
2、设备依赖性
电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等设备，电子文件不可用。其对设备依赖性体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。
3、非直读性
电子文件的非直读性体现在很多方面。一是数字编码记录于载体上肉眼无法分辨，二是载体上的信息记录密度极大。
4、可分离性
电子文件可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化；还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者；还可把电子文件分解后分别通过不同的途径传递，存放在不同地点的不同设备上，在需要时再装配起来。
5、集成性
文字、图形、声音、影像等多媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容，这就造成了电子文件的多媒体集成性，使电子文件的信息形态及其组成要比纸质文件等复杂得多。
6、易变性
电子文件信息与载体的可分离性，使电子文件的增、删、改十分简便且不留痕迹，由此也造成电子文件操作不当而易丢失，或不留痕迹被篡改。
7、可操作性
由于信息的易变性，可以方便地改变其存在状态，使电子文件处于操作者希望的状态之下。
8、密集性
电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质。
二、电子文件的归档和管理
1、加强组织领导
归档是电子文件转换成电子档案的重要环节，它的质量好坏关系到整个电子档案的管理水平。
2、归档范围
电子文件的归档范围应参照有关制度规定并结合电子文件的特点，将反映本单位主要活动、具有查考利用价值的电子文件纳入归档范围，主要包括：在行使机构职能活动中形成的文本文件、制作的各种数据文件、计算机辅助设计形成的数据文件、图形文件、保证电子文件长期可读性而收集的支持软件、各种电子文件的整理、著录和鉴定的信息，相关的纸质文件及其他载体类型的文件等。
3、著录和编目
电子文件的著录是指通过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、结构背景以及文件系统的信息，准确描述电子文件的过程和成果。编目是将文件著录的内容以目录的形式按一定规律排列。科学的著录和编目是快速查找、开发利用电子文件资源的必要条件。
4、电子档案保护
1）电子文件载体的保护
电子文件是由磁性载体和光盘承载的，对电子文件载体的保护重点在于对影响载体的物化因素的控制：
①控制适宜的温、湿度。对磁性载体，推荐温度为18℃€?℃，相对湿度为40%€?%，光盘保存推荐湿度为14℃～24℃，相对湿度为45%～60%。
②防止灰尘。灰尘可以造成电子文件载体表面的污染和划伤、载体的腐蚀、降解、滋生霉菌等。要禁止用手直接触摸光盘的信息部，使用后应放回盘盒中。
③防止外来磁场。外来磁场作用于磁性载体上，能使磁性涂层发生消磁或磁化，破坏记录信息，影响读出效果。
④防止光线和有害气体的影响。有害气体具有酸性和氧化性，可腐蚀、破坏载体，导致盘基老化变质、磁粉脱落，还可能产生各种色斑，造成电子文件信息丢失、盘体损坏。紫外线能与电子文件制成材料发生氧化反应，使盘基老化、脆性增大、强度下降，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。
2）电子文件信息的保护
由于电子文件记录信息的原理与纸质文件不同，对信息载体的保护不足以保护信息的安全，需要采取多种技术手段和措施对于文件信息实施保护。
三、电子文件和电子档案管理中面临的几个问题
电子文件和电子档案相对于纸质档案具有质的区别，其独有的特性决定了在管理过程中必然出现许多新的问题。
1、文件的原始性问题
从档案的形成来看，档案是“原件”，可以成为查考、争辩和处理问题的依据。对于纸质文件来说，其内容的原始性通常要借助形式的原始性来证实和确认，而电子文件便于修改，便于拷贝的特点降低了档案的本质属性和基本价值，使它的法律认可度被大大地打了折扣。
2、管理的复杂性问题
电子文件自身的特点决定了其管理方法有许多不同于纸质文件之处。由于电子文件信息与载体的可分离，“档案实体整理”可能被“概念整理”所取代，单线排列的规定性也将被信息多元组合的可行性所取代；电子文件在保管条件，保管要求以及检查、利用方式等方面也与纸质文件有诸多不同等。
3、载体材料的寿命问题
电子文件存储的磁介质寿命远远比不上纸张，不易保护。电子文件载体对室内温湿度进行严格控制，并配置除尘、防火、防磁场的设施。而且不能触摸，不能折叠，不能清洁、擦拭，不能被重物压，不能放置时间过长。不仅要保护好载体，还要保护好所载信息。
4、信息的可变性问题
电子文件的易操作性也导致信息的可变性，主要是易失真和易丢失，赞成信息失控、信息污染、信息过剩、信息干扰、信息失窃、软硬件故障等都会发生，造成不能弥补、不可估量的损失。
对于电子文件和电子档案的管理，一方面我们要观念更新，突破传统的思想认识、管理模式，探索电子文件自身运动规律，创造适合于电子文件和档案的管理方法。另一方面我们应当用发展的观点来看待电子文件，电子文件作为新生的事物，必然有它的不利因素，但这只是次要矛盾，并不决定事物发展的主要方向。而且，作为一种新生事物它也正在发展中不断进行自我完善，需要我们置身于高新技术领域不断探索，从而使档案事业在信息时代得到进一步发展。
作者简介：
刘淑英 （1958.4—），女，上海人，胜利油田地质科学研究院助理馆员。