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当前，电子档案在房产档案部门的应用越来越普遍，电子档案具有数字化的信息形态，对设备的依赖性、信息与载体的相分离性、信息的易更改性、信息的共享性等特性，决定了电子档案长期保存的困难以及在整理和开发利用中的严重不安全性，因此必须采取切实有效的措施保证其安全是房产档案部门目前亟待解决的问题。笔者就如何保证房地产电子档案的安全性，提出以下几点思考：
一、在房产档案管理系统建设中，要制定统一的技术规范。
房产档案的信息来自于房产权属管理的过程，因此，需要从房产权属登记系统中采集相关数据形式的电子档案。技术规范包括如业务分类、数据分项、数据定义等，没有统一的数据规范和标准，就会影响到数据的准备性和完整性。同时，系统中应尽量延伸和拓宽档案数据的采集面，并规划和设计出必要的数字化实现途径，尽可能地促使更多的登记业务内容转换成房产档案需要的业务信息流。接收到的数据完整、真实、规范是保证形成的房地产电子档案安全准确的前提条件，并为各相关业务部门业务系统今后进一步实现信息资源共享奠定技术基础。
二、要实现电子档案的动态更新，保证电子档案与房产权属现状严格同步和一致。
房地产档案与其他静态档案不同，随时可能因为房产权属的改变而发生增量变化，因此，电子档案管理系统应与房产权属登记系统实现实时同步地动态更新。在档案数字化管理系统中实现权属档案异动的动态更新机制，通过相应的系统接口根据受理登记部门的工作成果，能够反映出房产的权属变化（转移、变更、抵押、查封、注销等），并在第一时间把这些情况反映在电子档案中。
三、考虑软硬件的合理配置、通用性和先进性，做好周密完善的备份方案。
房地产档案数据由于有大量的图像原文信息，突出特点是数据容量大、增长速度快、安全性要求高。首先要建立安全、可靠、稳定运行的机房工作环境。在数据库管理软件平台的选择上，要考虑数据库平台的管理安全性、操作易用性，是否支持多种操作系统平台，是否支持海量数据存储等；对于数据库服务器硬件方面的要求是性能稳定、存储容量大、存储扩展性强；对于数据机器故障，采用双机并行工作，一旦一台机器出现故障，应及时启用备用机，充分保证系统的高可靠性；为弥补误操作带来的人为数据破坏，要求对每天记录的任何字段的信息变更，系统不仅记录下变更后的状态，还能够记录下变更前的状态，对于一般性操作失误或人为错误，都能够进行精确到每个字符的恢复操作；对于数据库故障，进行恢复时，应优先采用修复数据库方式进行操作，最大可能恢复出现故障的数据库；为防范自然灾害，应当经常定期异地备份，确保数据的可还原性。
四、电子档案存储时要确保数据格式的安全保密性。
目前，电子档案存储的方式一般有两种。一种是以二进制字段的形式保存在数据库中，另一种是以文件的形式保存在相应的文件夹内。
从电子档案的保密性和防篡改性方面考虑，以二进制字段的形式保存比较容易保证电子档案的安全，因为现有的数据库产品都有比较严密的管理工具和管理权限，实现对电子档案数据的安全性控制相对容易。但是，数据库文件过于庞大，又将会影响到整数据库的性能，对硬件资源消耗很大，也就间接影响到了利用效率。
另一方面，电子档案如果以文件的形式保存在相应的文件夹内，虽然数据库文件较小，提高了数据库检索性能，但是图像文件存在被修改和被非法复制、非法浏览的危险，档案的保密性和安全也面临威胁。特别是图像格式如为通用格式的话，很容易通过图像处理软件进行编辑、修改，电子档案的准确性更加得不到保障。因此，蚌埠市房地产产权市场管理处档案馆电子档案图像数据采用了特定格式保存，该格式不但压缩率高、占用空间小、便于网络传递，而且不能通过任何通图图像浏览加工软件进行浏览，更不能用图像处理软件对图像进行加工处理，因此能有效地保护电子图像和原文的一致性、保密性和防篡改性。
五、加强信息保护，建立健全档案信息安全管理规章制度以及处理各类突发信息网络事件的具体措施。
由于目前数字化档案管理是采用计算机技术，存储在计算机中，通过网络查询，有内网和外网两个网络，存在信息的安全性问题，对档案的安全管理提出了更高的要求。蚌埠市房地产产权市场管理处高度重视安全管理，中心机房、档案馆除专门制定相关的信息管理保密制度、档案查询调阅制度、档案利用制度等，同时严格按照房屋权属登记信息查询法律法规要求，加强了个人信息保护。
1、依法行政、依法治档，制定完善的《档案馆工作职责》、《档案归档制度》、《档案保密工作职责》、《档案借阅制度》、《库房管理制度》等规章制度，规范行政人员档案管理行为，加强档案行政监督，促进档案工作人员依法履行职责，提高全社会的档案法律意识，有效地预防档案管理违法违纪行为的发生，在制度上保障档案工作的科学发展，更加有效地保护和利用档案。
2、网络信息安全管理。按照国家信息安全政策和标准规范要求，建立健全信息安全管理规章制度及落实情况。为了切实加强网络安全保障工作，蚌埠市房地产产权市场管理处制定了信息中心保密工作职责、信息化岗位安全和保密责任制度、房地产产权信息系统安全管理规定、计算机网络与信息安全防范工作措施、中心机房安全防范应急预案。
3、要严格按照《物权法》、《房屋登记办法》、《房屋登记簿管理试行办法》、《房屋权属登记信息查询暂行办法》和《房地产登记技术规程》的要求，依法提供查询服务。
4、要认真参照《房地产登记技术规程》附录D《登记业务表》中提供的申请书式样，在申请中增加“信息收集声明：本申请书信息系依法定职权收集，用于房地产登记和登记资料利用”，切实做好房屋登记信息收集、使用的明示工作。
六、严格房产档案查询系统权限，建立生成“利用痕迹”。
档案检索工具，是为了方便使用者提高档案、资料的查准、查全率，各地房地产登记机构所建立的计算机辅助检索工具，其功能要能满足各种实际情况的多条件查询模式。由于登记档案涉及个人隐私等方面，因此特别要求检索工具必须具备完善的身份验证功能，防止信息滥查和泄露。拥有了完善的档案索工具后，就要仔细梳理现行查询工作体制、机制和查询系统授权，根据不同查询目的和人员，采取系统自动筛选、屏蔽相关信息等技术手段，防范信息泄漏风险。档案信息系统和该系统中的用户必须依照其被授予的权限在指定范围内进行相应操作，以确保档案信息的安全。如果要对档案信息进行修改，必须要按照系统内设置的工作流程来执行，并执行严格的审批制度，未经批准不得对电子档案数据进行修改。
同时，系统应生成建立利用“痕迹”，保存详细的修改日志备查。解决登记资料的泄漏问题如仅仅从制度和查询人员自身约控上入手，无法从根本上解决问题，必须要有严格的监督手段。在电脑业务系统中形成资料利用日志就成为重要的环节。在什么时间、哪些人员以及对哪些内容进行了读取就成为必须留存的关键。档案证明的出具，建议选用自动生成的模板，因为这样出具证明的时间点，就可以精确到分到秒，首先解决了人为因素的影响，另外就是可以留下利用“痕迹”，以便追责。
七、加强对档案工作人员的管理和培训，强化信息安全意识。
通过开展常态化的培训，提高档案工作人员的业务素质，树立强烈的责任心，从主观上避免疏忽大意。健全查询内控、制约机制，严格执行档案管理工作规章制度和安全责任追究制度，进一步落实信息安全责任，强化信息安全意识，促进安全防护能力，保证电子档案数据的安全。
一、在房产档案管理系统建设中，要制定统一的技术规范。
房产档案的信息来自于房产权属管理的过程，因此，需要从房产权属登记系统中采集相关数据形式的电子档案。技术规范包括如业务分类、数据分项、数据定义等，没有统一的数据规范和标准，就会影响到数据的准备性和完整性。同时，系统中应尽量延伸和拓宽档案数据的采集面，并规划和设计出必要的数字化实现途径，尽可能地促使更多的登记业务内容转换成房产档案需要的业务信息流。接收到的数据完整、真实、规范是保证形成的房地产电子档案安全准确的前提条件，并为各相关业务部门业务系统今后进一步实现信息资源共享奠定技术基础。
二、要实现电子档案的动态更新，保证电子档案与房产权属现状严格同步和一致。
房地产档案与其他静态档案不同，随时可能因为房产权属的改变而发生增量变化，因此，电子档案管理系统应与房产权属登记系统实现实时同步地动态更新。在档案数字化管理系统中实现权属档案异动的动态更新机制，通过相应的系统接口根据受理登记部门的工作成果，能够反映出房产的权属变化（转移、变更、抵押、查封、注销等），并在第一时间把这些情况反映在电子档案中。
三、考虑软硬件的合理配置、通用性和先进性，做好周密完善的备份方案。
房地产档案数据由于有大量的图像原文信息，突出特点是数据容量大、增长速度快、安全性要求高。首先要建立安全、可靠、稳定运行的机房工作环境。在数据库管理软件平台的选择上，要考虑数据库平台的管理安全性、操作易用性，是否支持多种操作系统平台，是否支持海量数据存储等；对于数据库服务器硬件方面的要求是性能稳定、存储容量大、存储扩展性强；对于数据机器故障，采用双机并行工作，一旦一台机器出现故障，应及时启用备用机，充分保证系统的高可靠性；为弥补误操作带来的人为数据破坏，要求对每天记录的任何字段的信息变更，系统不仅记录下变更后的状态，还能够记录下变更前的状态，对于一般性操作失误或人为错误，都能够进行精确到每个字符的恢复操作；对于数据库故障，进行恢复时，应优先采用修复数据库方式进行操作，最大可能恢复出现故障的数据库；为防范自然灾害，应当经常定期异地备份，确保数据的可还原性。
四、电子档案存储时要确保数据格式的安全保密性。
目前，电子档案存储的方式一般有两种。一种是以二进制字段的形式保存在数据库中，另一种是以文件的形式保存在相应的文件夹内。
从电子档案的保密性和防篡改性方面考虑，以二进制字段的形式保存比较容易保证电子档案的安全，因为现有的数据库产品都有比较严密的管理工具和管理权限，实现对电子档案数据的安全性控制相对容易。但是，数据库文件过于庞大，又将会影响到整数据库的性能，对硬件资源消耗很大，也就间接影响到了利用效率。
另一方面，电子档案如果以文件的形式保存在相应的文件夹内，虽然数据库文件较小，提高了数据库检索性能，但是图像文件存在被修改和被非法复制、非法浏览的危险，档案的保密性和安全也面临威胁。特别是图像格式如为通用格式的话，很容易通过图像处理软件进行编辑、修改，电子档案的准确性更加得不到保障。因此，蚌埠市房地产产权市场管理处档案馆电子档案图像数据采用了特定格式保存，该格式不但压缩率高、占用空间小、便于网络传递，而且不能通过任何通图图像浏览加工软件进行浏览，更不能用图像处理软件对图像进行加工处理，因此能有效地保护电子图像和原文的一致性、保密性和防篡改性。
五、加强信息保护，建立健全档案信息安全管理规章制度以及处理各类突发信息网络事件的具体措施。
由于目前数字化档案管理是采用计算机技术，存储在计算机中，通过网络查询，有内网和外网两个网络，存在信息的安全性问题，对档案的安全管理提出了更高的要求。蚌埠市房地产产权市场管理处高度重视安全管理，中心机房、档案馆除专门制定相关的信息管理保密制度、档案查询调阅制度、档案利用制度等，同时严格按照房屋权属登记信息查询法律法规要求，加强了个人信息保护。
1、依法行政、依法治档，制定完善的《档案馆工作职责》、《档案归档制度》、《档案保密工作职责》、《档案借阅制度》、《库房管理制度》等规章制度，规范行政人员档案管理行为，加强档案行政监督，促进档案工作人员依法履行职责，提高全社会的档案法律意识，有效地预防档案管理违法违纪行为的发生，在制度上保障档案工作的科学发展，更加有效地保护和利用档案。
2、网络信息安全管理。按照国家信息安全政策和标准规范要求，建立健全信息安全管理规章制度及落实情况。为了切实加强网络安全保障工作，蚌埠市房地产产权市场管理处制定了信息中心保密工作职责、信息化岗位安全和保密责任制度、房地产产权信息系统安全管理规定、计算机网络与信息安全防范工作措施、中心机房安全防范应急预案。
3、要严格按照《物权法》、《房屋登记办法》、《房屋登记簿管理试行办法》、《房屋权属登记信息查询暂行办法》和《房地产登记技术规程》的要求，依法提供查询服务。
4、要认真参照《房地产登记技术规程》附录D《登记业务表》中提供的申请书式样，在申请中增加“信息收集声明：本申请书信息系依法定职权收集，用于房地产登记和登记资料利用”，切实做好房屋登记信息收集、使用的明示工作。
六、严格房产档案查询系统权限，建立生成“利用痕迹”。
档案检索工具，是为了方便使用者提高档案、资料的查准、查全率，各地房地产登记机构所建立的计算机辅助检索工具，其功能要能满足各种实际情况的多条件查询模式。由于登记档案涉及个人隐私等方面，因此特别要求检索工具必须具备完善的身份验证功能，防止信息滥查和泄露。拥有了完善的档案索工具后，就要仔细梳理现行查询工作体制、机制和查询系统授权，根据不同查询目的和人员，采取系统自动筛选、屏蔽相关信息等技术手段，防范信息泄漏风险。档案信息系统和该系统中的用户必须依照其被授予的权限在指定范围内进行相应操作，以确保档案信息的安全。如果要对档案信息进行修改，必须要按照系统内设置的工作流程来执行，并执行严格的审批制度，未经批准不得对电子档案数据进行修改。
同时，系统应生成建立利用“痕迹”，保存详细的修改日志备查。解决登记资料的泄漏问题如仅仅从制度和查询人员自身约控上入手，无法从根本上解决问题，必须要有严格的监督手段。在电脑业务系统中形成资料利用日志就成为重要的环节。在什么时间、哪些人员以及对哪些内容进行了读取就成为必须留存的关键。档案证明的出具，建议选用自动生成的模板，因为这样出具证明的时间点，就可以精确到分到秒，首先解决了人为因素的影响，另外就是可以留下利用“痕迹”，以便追责。
七、加强对档案工作人员的管理和培训，强化信息安全意识。
通过开展常态化的培训，提高档案工作人员的业务素质，树立强烈的责任心，从主观上避免疏忽大意。健全查询内控、制约机制，严格执行档案管理工作规章制度和安全责任追究制度，进一步落实信息安全责任，强化信息安全意识，促进安全防护能力，保证电子档案数据的安全。