浅议正确审核并填制会计凭证的重要性

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  摘 要:在财务会计领域里,原始凭证和记账凭证统称为会计凭证。会计凭证是登记或生成账簿的重要依据,它的核算质量直接影响到会计账簿的质量,进而影响到会计實体的会计信息质量。如何审核原始凭证并填制记账凭证是每个会计人员都要面对的事情。会计凭证是看似最微不足道、最低端的工作,但它却是整个会计工作最为基础、非常重要的一环。
  关键词:原始凭证;记账凭证;会计凭证;审核;填制;重要性
  中图分类号:F230        文献标志码:A      文章编号:1673-291X(2021)27-0085-03
  一、会计凭证的含义及其重要性
  会计凭证,又简称凭证,是记录经济业务活动,明确经济业务责任的书面证明。会计凭证是登记或生成账簿、进行会计核算与监督的重要依据。任何单位,每发生一项经济业务,如现金的收支、物资的入库与出库、应收应付往来款项的结算等等,业务经办的有关人员都必须按照规定的程序和要求,认真填制会计凭证。
  万丈高楼平地起,会计凭证就是高楼的地基,只有打好了地基才能建设出高质量的大楼。会计凭证就是会计信息的地基,其重要性不言而喻。填制、取得原始凭证,可以及时正确地反映各项经济业务的完成情况。审核原始凭证,可以更有效地发挥会计的监督作用,使经济业务合理合法。填制记账凭证,便于分清经济责任,可以推动经济管理中责任制的落实。会计信息包括会计凭证、会计账簿、会计报表及附注、财务分析报告等。会计报表及附注、财务分析报告是会计信息最高级的反映,一些会计信息使用者,例如投资者、银行、工商、税务等通常最直接用到的就是这两个会计信息的反映。但要想这两者反映出来的会计信息是真实可靠的,首先必须先保证会计凭证的真实并可靠。
  二、如何审核原始凭证的审核
  原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证,例如税务发票、财政票据、销售清单、收货单、领料单、银行结算凭据等票据或证明材料。审核原始凭证应当根据以下原则来做出正确的判断。
  (一)真实性原则
  真实性原则又称“客观性原则”,是指会计核算应当以实际发生的经济业务为依据,如实反映企业财务状况和经营成果。只有对发生的经济业务实事求是取得的原始凭证才是真实的。会计人员必须根据审核无误的原始凭证,采用特定的专门方法进行记账、算账、报账,保证所提供的会计信息内容完整、真实可靠。真实发生的经济业务只取得票据还不够,还要求会计人员不能违背财经法规与职业道德去做假账,两者缺一不可。所发生的经济业务必须是真实的,容不得弄虚作假。另外,会计人员还应根据原始票据做出正确的账务处理,只有这样的会计信息才是真实的、可靠的。
  会计人员如何根据职业判断对原始凭证做出可靠的审核呢?
  1.审核开具的发票或者其他票据是否是合法有效的票据,是否加盖供应商的单位公章或者财务专用章又或者是业务章,取得的票据背面应当有经办人、验收人(证明人)、部门领导签字;其次,审核使用部门购买的物资或服务是否有申请表,申请表是否有部门领导签批核准。
  2.审核证明材料,是否有提供销售清单、送货单,如果开具的票据已经清晰记载了详细的物资或服务,则可以不提供销售清单,例如购买的办公用品票据已经很明确地记载了销售的是复印纸、打印纸、笔、订书机等等,且记载了单价、数量及总额,这样的票据就是很清晰的票据;反之,开具的票据记载不详细的都需要销售清单,例如开具的相关票据只是很笼统地记载“办公用品”“文具”“用品”“材料”“物资”等不清晰的字眼,这些都必须提供清单,清单上要详细注明具体购买的物资或服务是什么,且要注明单价、数量及总额。
  3.需要签订合同或协议的应当附有相应的合同或协议。关于合同或协议,每个企事业单位的内控制度不一样,每个单位对是否需要签订合同或协议有着不同的规定,这就需要会计人员熟悉自己单位的规定然后做出判断。
  4.必要时,要定期进行实物核查,特别是涉及到的重大固定资产都需要现场核查。会计人员都要采用一审二问的方式,必要时还要现场观察,“审”指的是审核材料,是否有申请报告及部门领导的批示,“问”指的是问询业务经办人购买的设备是否为必要的,“观察”指的是必要时到使用部门现场看看。
  (二)合法性原则
  这里的合法性原则指的是会计人员的审核需要根据会计法等相关法律法规,利用自己的职业判断做出正确、合理的审核,而不是自己想当然地去判断。审核原始凭证如果脱离了合法性原则则容易导致办事效率低下甚至是容易滋生腐败现象,因为脱离了法律法规,则变成了全由会计人员主观判断,那么会计人员就可能会颠倒黑白、独断专行。
  (三)必要性原则
  这里的必要性原则指的是审核原始凭证的时候要判断这个经济业务是否是必须的、必要的,是否是为了促进生产力、促进事业发展、科研发展、医疗卫生发展等等的。例如购买的办公设备,如电脑、打印机、复印机、传真机等,是否必要,有没有重复购买而导致浪费;又如在一些科研院机构或高等院校单位内部,虽然这些单位的研究人员并非同属一个部门或教研室,但某些实验、检测设备是可以共用的,如果每个部门或研究室都购买同样的设备,就会造成巨大的浪费。审核必要性是为了既保证工作需要,又避免浪费。例如购买大型设备,首先需要使用部门提出申请,出具可行性分析报告,根据单位内控制度完善相关手续,由相关负责人批准,并要具备高层会议讨论过并批准的会议纪要。
  (四)合理性原则
  这里的合理性原则指的是判断经济业务的发生是否合理。如果是必须的必要的业务,那么又需要审核发生的费用是否合理。例如业务经办人取得的发票,抬头、金额、内容、盖章等各个事项都没有问题的,就是错位了,但也不影响涉税抵扣,那么这个票据就应该可以审核通过,而不能死钻牛角尖地退回重开。所以作为会计人员切勿把会计做死板,要认识到只要税务局都认可的事,就不能为自己所谓的“职业判断”而反其道行之。   三、记账凭证的填制
  会计人员在填制记账凭证之前首先要了解自己单位是属于什么性质的单位,因为企业遵循的是《企业会计准则》,行政事业单位遵循的是《政府会计制度》,虽然两者现在越来越接近,但还是有很大区别的。就会计科目的核算而言,归类也有很大的不同,例如企业的办公费包括:办公用品、邮电通信费、图书资料费、市内交通费、分摊的水电费等,这同行政事业单位的办公费分类不一样,后者的办公费就是单纯的办公用品等办公耗材,至于邮电通信费,行政事业单位有对应的邮电费科目,图书资料费也有对应的印刷费科目,市内交通费也有对应的交通费科目,水电费则有对应的单纯水电费科目。所以说,了解自己所处单位的性质特别重要。
  记账凭证是根据会计准则采用借货式的记账方法,对审核无误的原始凭证进行的汇总及概括,它是生成账簿必不可少的依据。记账凭证记录的质量决定着账簿的好坏,而账簿的好坏直接影响会计报表信息反映的可靠性,所以说记账凭证非常重要。记账凭证反映的要素很多,由于其他要素基本上是电算化自动生成的,就不多叙述。但摘要及会计科目是记账凭证重要的组成部分且无法自动生成。
  (一)摘要
  摘要是对经济业务的概述,摘要的书写没有严格的格式,但是摘要应当简明、扼要、清晰,让会计信息使用人一看到摘要就知道反映的是什么业务,某种情况下不用通过查阅原始凭证都能知道反映的是什么部门什么人办理了什么业务。例如,张三来办理去北京洽谈业务的差旅费,会计人员记录的摘要就不应该简单地写成“张三报差旅费”,高质量的摘要应该书写成“销售部张三报北京洽谈业务差旅费”,前者太笼统,而后者让人一目了然;例如李四报销购买的打印纸或签字笔等办公费,会计人员记录的摘要不应该简单写成“李四报办公费”,应该写成“人事部李四报打印纸或签字笔等办公费”,后者的摘要就清晰明朗多了;例如王五报销要报接待费业务,会计人员的摘要不应该简单地写成“王五报接待费”,因为这样看不出来接待什么人,比较好的写法应该是“秘书办公室王五报某某公司来访接待费”;又例如计提工资的时候,不能所有栏目的摘要都是千篇一律书写成“计提工资”,而是应当对计提的不同部门书写相应的不同摘要,如“计提生产部?菖?菖月份?菖?菖人次工资”“计提销售部?菖?菖月份?菖?菖人次工资”“计提行政管理部?菖?菖月份?菖?菖人次工资”,如此类推,到最后一个“应付工资”科目对应的摘要时可以写成“计提公司(或单位)?菖?菖月份?菖?菖人次工资”。由此可见,简明清晰扼要的摘要对日后的查询或统计是有很大的辅助性作用的。
  (二)会计科目
  会计科目是记账凭证结构的主心骨,也是会计信息的核心,一切重要的会计信息几乎都是通过会计科目来反映的。只有运用了正确的会计科目才会令会计信息真实可靠。记账凭证的会计科目运用首先得是准则要求里面的科目,各单位各行业可以根据实际需要在本行业既定科目里设置二级、三级、四级甚至是更多的明细科目。
  那么记账凭证里面的科目如何正确套上准则里的科目呢?首先是看原始票据,只要是发生了经济业务都需要取得相对应的票据,例如针对购买物资或服务取得的发票,会计人员一般是根据发票记载的内容进行归类汇总,然后准确记载会计科目,发票开具的是办公用品就记入“办公费”,发票开据的是餐费或者是食品就记入“接待费”,取得的是机票或火车票、住宿票据就记入“差旅费”。
  是不是记账凭证的科目就只是根据票据记载的内容来做会计科目分录呢?当然不是,会计核算还有一个重要的原则,实质重于形式原则。这是指企业应按照交易或事项的经济实质进行会计核算,而不应仅仅按照它们的法律形式作为会计核算的依据。实质重于形式要求不能拘泥于表面上的形式,还要看到更深层的实质性。例如取得的发票,开具的内容是打印纸等属于办公用品类型的,开具的服务业发票是餐费等,如果只是单看这个发票,会计的第一观感就是计入“管理(或销售)-办公费”或“管理(或销售)-接待费”科目,但是,实际重于形式原则告诉我们,还需要审核其他的材料。如果购买的办公用品是用于办公室日常的工作的,餐费是用于业务接待的,这样处理当然没有问题,但如果购买的办公用品等物资是用于举办会议用的,取得的餐费票据是举办会议用餐的,那么会计人员就要有正确的职业判断,这个打印纸的费用、用餐费用就应计入“管理(或销售等)费用-会议费”。也就是说,凡是用于举办会议用的一切合理的开支,不管开具的票据是何种内容,会计人员都应该把这些費用归类在“会议费”名目里面,而不是单纯看票据的内容。又如,购买的食品不是接待用的,而是作为科技研究用的,那这个食品就不是“接待费”,而是“研发支出”,或者是“专用材料”。再如,机票、住宿票,如前所述,如果纯粹是出差的,记入“差旅费”当然是正确的,但如果是因为参加提升业务的培训而发生的,就应该计入“职工教育经费”,或者是“培训费”。
  所以,会计业务核算里的会计科目的运用不是千篇一律、一成不变的,会计人员首先必须要了解自己单位所属的行业性质,遵循的是什么会计制度,这个是最基本的要求,连这个都不了解的话就算不上是一个合格的会计人员。其次,要有一定的专业基础知识,利用自己掌握的专业知识,根据经济业务的性质用途来决定会计科目的使用,这个也是需要会计人员具有扎实的会计理论基础以及比较敏锐的职业判断才能做得到的。只有正确使用了会计科目的会计凭证才是真实可靠的。
  总之,会计信息是反映企业财务状况、经营成果及资金变动的财务信息,一般是通过财务报表、财务报告及附注来反映。会计信息就好比一个金字塔,会计凭证是会计信息的最底端,会计报表是会计信息的最顶端,作为会计人员不能眼高手低,目光只盯着顶端,而是应从源头抓起,一环紧扣一环。原始凭证是源头,会计凭证是基础,源头必须要真实且合理才能保证基础的质量。高质量的会计信息反映就好比建设一栋大楼,会计凭证就是地基,只有保证了材料的可靠性,才能打好地基,进而才能保质保量地建设好这栋大楼。
  参考文献:
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  [责任编辑 文 峰]
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