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【摘要】外贸英语函电是国际贸易中买卖双方进行交流的重要手段之一，对国际贸易的顺利进行起着不可或缺的作用。被动态与主动态在语篇中的不同选择会产生不同的语篇功能，外贸英语函电中被动态的运用实现了其特殊的语篇功能。通过对外贸英语函电中的实例分析，本文探讨了被动态的几种语篇功能，即凸显话题功能、强调焦点功能和语篇衔接和连贯功能等，并提出了相应的写作启示。
【关键词】外贸英语函电 被动态 语篇功能 启示
Abstract： Business English correspondence is one of the important means for the buyer and the seller to communicate with each other and plays the indispensable role in international trade. Choices between passive voice and active voice bring out different textual functions. The use of passive voice in business English correspondence achieves its special textual functions. Based on the analysis of the examples of passive construction used in business English letters， this paper explores the textual functions of passive voice in three aspects： topic？鄄emphasizing function， focus？鄄highlighting function and cohesion and coherence？鄄achieving function. Some corresponding suggestions on business English letter writing have also been provided.
Key words： Business English correspondence； Passive voice； Textual function； Suggestion
【中图分类号】H319 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2012）10-0102-02
外贸英语函电是国际贸易中买卖双方进行交流的重要手段。它牵涉到双方业务往来的通信和买卖双方的利益关系，有时甚至用作解决双方贸易争端的法律依据，所以外贸英语函电特别注重信息的准确性、客观性和规范性。被动态却是一种常见的英语语言现象，被动结构主观色彩少，更富于客观性，它能避免主观臆断，使文本更为客观、严谨、规范，所以它是外贸英语函电中一种常见的语言手段，有重要的语篇功能。
一、语篇功能
Halliday和Hasan 认为语篇是应用中的语言单位，不是句子一样的语法单位，是不受句子语法约束的在一定语境下表达完整语义的自然语言。[1] Halliday指出语言主要有三种功能，称为元功能：概念功能、人际功能和语篇功能。[2]语篇功能主要是指使用各种语言机制把口头或书面的话语组织成为前后连贯一致的语篇。[3]语篇功能包括主位结构、信息结构和衔接系统三个部分。从语篇层面上来说，主动态和被动态具有不同的主位结构、信息结构以和衔接系统。从主动态变为被动态，就是根据把句子进行语用重组，并赋予前置和后置成分不同的语篇功能。
二、外贸英语函电中被动态的语篇功能
在外贸英语函电中，被动态通过语用重组，把句子的成分前置或后置，对信息编排的前后顺序进行调整或重组，从而使其具有以下语篇功能：
（一）凸显话题功能
凸显话题功能是指通过语篇重组，把语篇的主题置于主位上，起到凸显话题的作用。根据Halliday的理论，一个句子除了按句法结构分主谓外，还可以按信息分布的角度将其分为主位和述位两部分。[4]主位是说话内容的起点、出发点，是说话人想要特别强调突出的部分，主位因为其所处位置的特殊性，很容易被察觉和关注。述位是指位于主位后面的那部分。通常我们可以将句子的主位﹑述位加以调整，也就是说将原先不位于主位的信息放到主位的位置上，这样，处在主位上的信息就能够引起对方的注意了。被动态的使用就是把语篇的主题置于主位上，这样就凸显了双方要讨论的话题。如下例：
We are pleased to inform you that we have covered the above shipment with the People？蒺s Insurance Company of China against All Risks for US$5，500.00. The insurance policy is being prepared accordingly and will be forwarded to you by the end of the week.
上述语篇中，第2个句子由2个被动小分句组成，主位都是“insurance policy”，与语篇中第1句的内容紧密衔接，同时也突出了“The insurance policy”是交易双方着重要谈论的话题。所以作者在此处特别强调保险单正在办理之中，将于本周末之前寄出。如果用主动语态，用人称代词“We”作主语，将其位于主位上，则会分散了话题，显得主次不分。所以运用被动态将句子进行重组，起到凸显语篇话题的作用。又如以下语篇：
However， after inspection， we find that 100 sets were short？鄄shipped in one carton No. 6. The carton was strapped vertically and horizontally with iron bands. Therefore， the mistake must be caused by the negligence of your staff. 在这个语篇中，作者用了3个被动态结构。第1个被动结构的主位是“100 sets”，第2个被动结构的主位是“the carton”，指代前面所说的第6箱。第3个被动结构的主位是 “the mistake”，指代前文所说的过错——短装100台。整个语篇自然衔接，读者一看就知道是关于货物短装的问题，此处作者要凸显的话题是过错的本身，而不是过错的施事者。如果把被动句转换成主动句，把人称代词“you”放在主位上，句子的关键点集中在“你”这个中心上，不仅不能凸显双方要讨论的话题，而且含有责备，抱怨的意思。通过被动态的运用，对语篇进行重组，使语篇的主题从对人的责备转化为对过错本身的描述。这样则显得写信方通情达理，写信的目的是想要寻求解决问题的办法。
由此可见，被动态的运用可以把语篇主位和述位的内容进行重组，起到凸显话题的作用。
（二）强调焦点功能
根据系统功能语言学的特征，我们知道信息结构是其功能语言学中语篇功能的一个重要的体现形式，而根据相应的信息基本特点，“已知信息+新信息”是最常见的信息单位结构。已知信息被说话人看作是“能从前文或语境中恢复”的信息，新信息是焦点，即说话人认为“无法从前文恢复的信息”。[5]强调焦点功能是指运用被动态对语篇中的信息进行重组，从而把交际者想要表达的新信息置于句末，成为信息焦点，从而突出了此信息的重要性。如下例：
The terms of payment you suggested are acceptable. You are expected to arrange the establishment of the relative Irrevocable Letter of Credit through the bankers 30 days before shipment.
在这段语篇中，第2句使用了被动结构。显然这句的主位为“You”，后面为述位部分。从信息结构看，主位“You”是已知信息，从前文所说的内容可以推出。“arrange the establishment of the relative Irrevocable Letter of Credit through the bankers 30 days before shipment.”被置于句末，成为新信息，显而易见，“装运前30天开出不可撤销的信用证”是作者特意要强调的信息焦点。
Business between us will be concluded on the basis of shipment quality and weight while testing and inspection will be made by the Shanghai Commodity Inspection Bureau before shipment. Certificates in regard to the quality and quantity of the shipment will， of course， be provided.
在上述语篇中，作者使用了3个被动结构。它们的主位分别是：“Business between us”，“testing and inspection”和“Certificates in regard to the quality and quantity of the shipment”。从信息结构看，这些主位是已知信息，都可以从前文的内容中推出。而述位部分“on the basis of shipment quality and weight”，“by the Shanghai Commodity Inspection Bureau before shipment.”和“provided”被置于句末，成为新信息，显然，“离岸品质和重量”、“上海商检局”和“提供（品质和重量证书）”是作者特意要强调的信息焦点。
所以，通过被动态的使用，作者把所需关注的新信息置于句末成为信息焦点，起到强调焦点的作用。
（三）语篇衔接与连贯功能
语篇衔接与连贯功能就是指运用被动态进行语用重组，调整语篇中已知信息和新信息的位置，使其与上下文在结构上衔接，语义上连贯，从而使语篇中的信息流畅地表达出来。研究语篇的主位推进程序是研究语篇连贯的衔接机制的重要方法之一。[1]主位结构在语篇中具有重要的谋篇功能。语篇内一系列小句的主位联系起来，组成了一个个主位序列，就形成了语篇的主位推进程序。[6] 通过语篇内各小句主位、述位的层层推进，使整个语篇不断展开，形成一个衔接、连贯的语义链条。如下例：
We note that you have requested an additional discount of 3%. However， our price has already been cut to an absolute minimum. This price can not be offered by our competitors. Their prices are 2-3% higher than ours.
上述语篇有4个小句组成，其中第2句和第3句使用了被动结构，从主位结构和信息结构来看，第3句的主位“This price” 指的是前一句中的述位部分——降到最低的价格（an absolute minimum），第4句的主位“Their price”指的是前一句述位部分提到的竞争对手的价格。所以这一语篇的主位进程序是延续型主位推进，即前一句的述位或述位的一部分成为后一句的主位。[5]如下图：（T—theme：主位，R—rheme：述位）
T1 — R1
↓
T2 — R2
↓
T3—R3
因此，被动态的使用，调整了主位、述位的位置，重新安排了新旧信息的顺序，使整个语篇衔接、连贯。所以语篇的主位推进是实现语篇衔接和连贯的重要手段之一。通过主位推进，使语篇主题得以进一步展开和深化，最终形成了一个语义完整、连贯的语篇。 三、写作启示
综上所述，被动态在外贸英语函电中通过语用重组，实现不同的语篇功能。所以，在撰写外贸英语函电时，我们可以根据其语篇功能，合理地选择使用被动态。
（一） 在传达负面消息时使用
在国际贸易中，有时会出现诸如货物受损、未按时交货、开证或付款等问题，在传达此类负面消息时，为了交易双方业务关系的长期发展，写信方需要强调的是问题的本身，而不管施事者是谁。所以，此时写信方可通过被动态凸显话题的功能，把所出现的问题置于主位上，引起双方共同的关注，从而避免直接指责对方。这样一来就不仅避免了语言的直接性，考虑到了双方的合作和对方的面子，而且还能使对方推断出自己的意图是寻求解决问题的办法。
（二）在突出重要信息时使用
外贸英语函电的目的是为了交易的顺利履行，写信人与收信人之间的接触并不频繁，仅限于业务往来，所以特别注重表达策略。如在向对方提出某些请求或者命令时，运用诸如“You are expected/required”的被动结构，通过其强调焦点功能，可以把写信方要传达的重要信息置于句末，成为对方关注的信息焦点，从而淡化了施事者，就不会使这些命令或要求显得过于强硬。同样是遇到不便说的事，使用被动态可以使对方关注信息的焦点，从而巧妙地隐藏了施事者的参与，显得礼貌、委婉。
（三）在传达客观信息时使用
在国际贸易交往中，双方注重的是客观业务的履行。所以在双方函电往来时，有时需要传达客观信息，如在还盘时，需客观地与竞争对手的货物品质和价格进行比较。在处理索赔问题时，要客观、公正地陈述事故发生的原因。此时写信方要客观公正，不带有任何主观的色彩。如果运用被动态，用事物而不是人称代词作主语，不仅能通过主位推进使语篇语义完整、连贯，而且避免了主观性，客观地表述所需传达的信息。
总之，外贸英语函电中的被动语态的语篇功能并不是孤立存在的，而是相互联系的。在外贸英语函电中，被动语态的运用实质上是国际贸易交往的一种策略，是在竞争中赢得更多客户的手段之一。因此对被动语态在外贸英语函电中的功能我们不容忽视，我们应该认真学习被动语态的语篇功能，使其能在外贸英语函电写作中得到最大的发挥。
参考文献：
[1]张德禄，刘汝善. 语篇连贯与衔接理论的发展及应用[M].上海：上海外语教育出版社，2003：VⅢ-11
[2]王玉强，田玉彬. 浅论韩礼德系统功能语法语言观的三大元功能[J].学周刊C版，2010，（07）
[3]胡壮麟. 语言学教程[M].北京：北京大学出版社，2003：420
[4]曾丽苏. 试论被动语态的功能及其使用的语境[J].西安外国语学院学报，1994，（01）
[5]何伟，高生文. 功能句法研究[M].北京：外语教学与研究出版社，2011：197-233
[6]刘怡春. 主位推进、信息结构理论与语篇连贯[J].西藏民族学院学报（哲社版）2011， （04）
作者简介：
鲍建军（1970-），女，汉族，浙江龙游人，副教授，硕士，研究方向：英语教学法、商务英语。
【关键词】外贸英语函电 被动态 语篇功能 启示
Abstract： Business English correspondence is one of the important means for the buyer and the seller to communicate with each other and plays the indispensable role in international trade. Choices between passive voice and active voice bring out different textual functions. The use of passive voice in business English correspondence achieves its special textual functions. Based on the analysis of the examples of passive construction used in business English letters， this paper explores the textual functions of passive voice in three aspects： topic？鄄emphasizing function， focus？鄄highlighting function and cohesion and coherence？鄄achieving function. Some corresponding suggestions on business English letter writing have also been provided.
Key words： Business English correspondence； Passive voice； Textual function； Suggestion
【中图分类号】H319 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2012）10-0102-02
外贸英语函电是国际贸易中买卖双方进行交流的重要手段。它牵涉到双方业务往来的通信和买卖双方的利益关系，有时甚至用作解决双方贸易争端的法律依据，所以外贸英语函电特别注重信息的准确性、客观性和规范性。被动态却是一种常见的英语语言现象，被动结构主观色彩少，更富于客观性，它能避免主观臆断，使文本更为客观、严谨、规范，所以它是外贸英语函电中一种常见的语言手段，有重要的语篇功能。
一、语篇功能
Halliday和Hasan 认为语篇是应用中的语言单位，不是句子一样的语法单位，是不受句子语法约束的在一定语境下表达完整语义的自然语言。[1] Halliday指出语言主要有三种功能，称为元功能：概念功能、人际功能和语篇功能。[2]语篇功能主要是指使用各种语言机制把口头或书面的话语组织成为前后连贯一致的语篇。[3]语篇功能包括主位结构、信息结构和衔接系统三个部分。从语篇层面上来说，主动态和被动态具有不同的主位结构、信息结构以和衔接系统。从主动态变为被动态，就是根据把句子进行语用重组，并赋予前置和后置成分不同的语篇功能。
二、外贸英语函电中被动态的语篇功能
在外贸英语函电中，被动态通过语用重组，把句子的成分前置或后置，对信息编排的前后顺序进行调整或重组，从而使其具有以下语篇功能：
（一）凸显话题功能
凸显话题功能是指通过语篇重组，把语篇的主题置于主位上，起到凸显话题的作用。根据Halliday的理论，一个句子除了按句法结构分主谓外，还可以按信息分布的角度将其分为主位和述位两部分。[4]主位是说话内容的起点、出发点，是说话人想要特别强调突出的部分，主位因为其所处位置的特殊性，很容易被察觉和关注。述位是指位于主位后面的那部分。通常我们可以将句子的主位﹑述位加以调整，也就是说将原先不位于主位的信息放到主位的位置上，这样，处在主位上的信息就能够引起对方的注意了。被动态的使用就是把语篇的主题置于主位上，这样就凸显了双方要讨论的话题。如下例：
We are pleased to inform you that we have covered the above shipment with the People？蒺s Insurance Company of China against All Risks for US$5，500.00. The insurance policy is being prepared accordingly and will be forwarded to you by the end of the week.
上述语篇中，第2个句子由2个被动小分句组成，主位都是“insurance policy”，与语篇中第1句的内容紧密衔接，同时也突出了“The insurance policy”是交易双方着重要谈论的话题。所以作者在此处特别强调保险单正在办理之中，将于本周末之前寄出。如果用主动语态，用人称代词“We”作主语，将其位于主位上，则会分散了话题，显得主次不分。所以运用被动态将句子进行重组，起到凸显语篇话题的作用。又如以下语篇：
However， after inspection， we find that 100 sets were short？鄄shipped in one carton No. 6. The carton was strapped vertically and horizontally with iron bands. Therefore， the mistake must be caused by the negligence of your staff. 在这个语篇中，作者用了3个被动态结构。第1个被动结构的主位是“100 sets”，第2个被动结构的主位是“the carton”，指代前面所说的第6箱。第3个被动结构的主位是 “the mistake”，指代前文所说的过错——短装100台。整个语篇自然衔接，读者一看就知道是关于货物短装的问题，此处作者要凸显的话题是过错的本身，而不是过错的施事者。如果把被动句转换成主动句，把人称代词“you”放在主位上，句子的关键点集中在“你”这个中心上，不仅不能凸显双方要讨论的话题，而且含有责备，抱怨的意思。通过被动态的运用，对语篇进行重组，使语篇的主题从对人的责备转化为对过错本身的描述。这样则显得写信方通情达理，写信的目的是想要寻求解决问题的办法。
由此可见，被动态的运用可以把语篇主位和述位的内容进行重组，起到凸显话题的作用。
（二）强调焦点功能
根据系统功能语言学的特征，我们知道信息结构是其功能语言学中语篇功能的一个重要的体现形式，而根据相应的信息基本特点，“已知信息+新信息”是最常见的信息单位结构。已知信息被说话人看作是“能从前文或语境中恢复”的信息，新信息是焦点，即说话人认为“无法从前文恢复的信息”。[5]强调焦点功能是指运用被动态对语篇中的信息进行重组，从而把交际者想要表达的新信息置于句末，成为信息焦点，从而突出了此信息的重要性。如下例：
The terms of payment you suggested are acceptable. You are expected to arrange the establishment of the relative Irrevocable Letter of Credit through the bankers 30 days before shipment.
在这段语篇中，第2句使用了被动结构。显然这句的主位为“You”，后面为述位部分。从信息结构看，主位“You”是已知信息，从前文所说的内容可以推出。“arrange the establishment of the relative Irrevocable Letter of Credit through the bankers 30 days before shipment.”被置于句末，成为新信息，显而易见，“装运前30天开出不可撤销的信用证”是作者特意要强调的信息焦点。
Business between us will be concluded on the basis of shipment quality and weight while testing and inspection will be made by the Shanghai Commodity Inspection Bureau before shipment. Certificates in regard to the quality and quantity of the shipment will， of course， be provided.
在上述语篇中，作者使用了3个被动结构。它们的主位分别是：“Business between us”，“testing and inspection”和“Certificates in regard to the quality and quantity of the shipment”。从信息结构看，这些主位是已知信息，都可以从前文的内容中推出。而述位部分“on the basis of shipment quality and weight”，“by the Shanghai Commodity Inspection Bureau before shipment.”和“provided”被置于句末，成为新信息，显然，“离岸品质和重量”、“上海商检局”和“提供（品质和重量证书）”是作者特意要强调的信息焦点。
所以，通过被动态的使用，作者把所需关注的新信息置于句末成为信息焦点，起到强调焦点的作用。
（三）语篇衔接与连贯功能
语篇衔接与连贯功能就是指运用被动态进行语用重组，调整语篇中已知信息和新信息的位置，使其与上下文在结构上衔接，语义上连贯，从而使语篇中的信息流畅地表达出来。研究语篇的主位推进程序是研究语篇连贯的衔接机制的重要方法之一。[1]主位结构在语篇中具有重要的谋篇功能。语篇内一系列小句的主位联系起来，组成了一个个主位序列，就形成了语篇的主位推进程序。[6] 通过语篇内各小句主位、述位的层层推进，使整个语篇不断展开，形成一个衔接、连贯的语义链条。如下例：
We note that you have requested an additional discount of 3%. However， our price has already been cut to an absolute minimum. This price can not be offered by our competitors. Their prices are 2-3% higher than ours.
上述语篇有4个小句组成，其中第2句和第3句使用了被动结构，从主位结构和信息结构来看，第3句的主位“This price” 指的是前一句中的述位部分——降到最低的价格（an absolute minimum），第4句的主位“Their price”指的是前一句述位部分提到的竞争对手的价格。所以这一语篇的主位进程序是延续型主位推进，即前一句的述位或述位的一部分成为后一句的主位。[5]如下图：（T—theme：主位，R—rheme：述位）
T1 — R1
↓
T2 — R2
↓
T3—R3
因此，被动态的使用，调整了主位、述位的位置，重新安排了新旧信息的顺序，使整个语篇衔接、连贯。所以语篇的主位推进是实现语篇衔接和连贯的重要手段之一。通过主位推进，使语篇主题得以进一步展开和深化，最终形成了一个语义完整、连贯的语篇。 三、写作启示
综上所述，被动态在外贸英语函电中通过语用重组，实现不同的语篇功能。所以，在撰写外贸英语函电时，我们可以根据其语篇功能，合理地选择使用被动态。
（一） 在传达负面消息时使用
在国际贸易中，有时会出现诸如货物受损、未按时交货、开证或付款等问题，在传达此类负面消息时，为了交易双方业务关系的长期发展，写信方需要强调的是问题的本身，而不管施事者是谁。所以，此时写信方可通过被动态凸显话题的功能，把所出现的问题置于主位上，引起双方共同的关注，从而避免直接指责对方。这样一来就不仅避免了语言的直接性，考虑到了双方的合作和对方的面子，而且还能使对方推断出自己的意图是寻求解决问题的办法。
（二）在突出重要信息时使用
外贸英语函电的目的是为了交易的顺利履行，写信人与收信人之间的接触并不频繁，仅限于业务往来，所以特别注重表达策略。如在向对方提出某些请求或者命令时，运用诸如“You are expected/required”的被动结构，通过其强调焦点功能，可以把写信方要传达的重要信息置于句末，成为对方关注的信息焦点，从而淡化了施事者，就不会使这些命令或要求显得过于强硬。同样是遇到不便说的事，使用被动态可以使对方关注信息的焦点，从而巧妙地隐藏了施事者的参与，显得礼貌、委婉。
（三）在传达客观信息时使用
在国际贸易交往中，双方注重的是客观业务的履行。所以在双方函电往来时，有时需要传达客观信息，如在还盘时，需客观地与竞争对手的货物品质和价格进行比较。在处理索赔问题时，要客观、公正地陈述事故发生的原因。此时写信方要客观公正，不带有任何主观的色彩。如果运用被动态，用事物而不是人称代词作主语，不仅能通过主位推进使语篇语义完整、连贯，而且避免了主观性，客观地表述所需传达的信息。
总之，外贸英语函电中的被动语态的语篇功能并不是孤立存在的，而是相互联系的。在外贸英语函电中，被动语态的运用实质上是国际贸易交往的一种策略，是在竞争中赢得更多客户的手段之一。因此对被动语态在外贸英语函电中的功能我们不容忽视，我们应该认真学习被动语态的语篇功能，使其能在外贸英语函电写作中得到最大的发挥。
参考文献：
[1]张德禄，刘汝善. 语篇连贯与衔接理论的发展及应用[M].上海：上海外语教育出版社，2003：VⅢ-11
[2]王玉强，田玉彬. 浅论韩礼德系统功能语法语言观的三大元功能[J].学周刊C版，2010，（07）
[3]胡壮麟. 语言学教程[M].北京：北京大学出版社，2003：420
[4]曾丽苏. 试论被动语态的功能及其使用的语境[J].西安外国语学院学报，1994，（01）
[5]何伟，高生文. 功能句法研究[M].北京：外语教学与研究出版社，2011：197-233
[6]刘怡春. 主位推进、信息结构理论与语篇连贯[J].西藏民族学院学报（哲社版）2011， （04）
作者简介：
鲍建军（1970-），女，汉族，浙江龙游人，副教授，硕士，研究方向：英语教学法、商务英语。