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2011年被称为“中国政务微博元年”，政府机构逐渐开始借助微博推动政府部门的信息服务由“国家模式”向“社会模式”转变，将“被动式”信息服务转向“主动式”信息服务。档案行政部门必须抓住这个战略机遇期，调整思路、调整步伐。本文通过系统地对省、市、县乡等级的微博开设情况进行分析，全面了解我国目前档案行政部门在新媒体环境下的适应力。本文研究以国内影响和规模最大的新浪微博为例。所有统计数据截至2012年11月20日23点。档案行政部门微博开设时间集中于2011年～2012年，与其他政府部门政务微博相比时间较晚。本文所指档案行政部门为各级档案局（馆）。
1 检索数据的分析
截至2012年11月20日23点，在新浪微博开通微博的档案行政部门中，省级1个，市级15个，区县乡级23个。粉丝数超过1000的有8家，且均为市级档案部门的微博；超过500的有15家，市级档案部门有11家。微博发布数量超过1000条的有1家（飞鸿档案），超过100条的有12家，其中，市级有6家，县乡级有6家。
通过对检索信息的分析，通过检索档案局（馆）的微博开设情况，共有福建省档案馆一个省级档案行政部门开设，粉丝数仅有90，且自从开设后一年半以上没有进行过更新，日均发布量仅为0.19。
市级档案局（馆）的开设情况，截至调查时共有15家部门开设微博，且在粉丝数方面，基本可以分为三个梯次，粉丝超过10000的共有3家；粉丝在1000～5000的有5家，粉丝在1000以下的有7家；在微博发布数量方面，超过1000条的只有1家，100～1000条的有6家，100条以下的有8家；在关注数方面，超过1000的有2家，100～1000的4家，100以下的有9家；微博开设时间全部在2011年和2012年，且绝大部分都在近一个月内有微博的更新；日均微博发布数量，超过1的仅有2家，0.5～1的也仅有2家。其余的11家档案部门日均微博发布量均低于0.5，且最低的仅为日均0.02条。表1中，为粉丝数大于1000的档案行政部门。
表2 区县乡档案行政部门微博开设情况统计
区县乡档案局（馆）的开设情况，共有23家部门开设微博，且在粉丝数方面，基本可以分为三个梯次，粉丝500～1000的共有4家；粉丝在100～500的有9家，粉丝在100以下的有10家。在微博发布数量方面，超过100条的只有6家，其余17家都在100条以下，这17家中，还有9家的发布量为个位数。在关注数方面，超过100的有5家，其余均在100以下，个位数的还有2家。微博的开设时间全部在2011年和2012年，微博更新方面，距调查的一个月内，共有12家没有更新过微博。日均微博发布数量方面，超过1的仅有5家，但有3家是只在一天发过一条和两条微博，0.5～1的也仅有5家，其余的13家档案部门日均微博发布量均低于0.5。且最低的仅为日均0.05条。表2中，为粉丝数大于100的档案行政部门。
档案行政部门开设微博的地区分布情况图
2 档案行政部门微博利用中存在的问题
总体看来，档案行政部门开设微博的意识，利用新平台、新工具的意识还是有的。但各级的档案行政部门的反应也有所差距：省级档案局（馆）对微博在档案开发利用中所能起到的作用还不够重视；市级及以下的档案部门较为活跃。并且，在运行、地区分布、内容形式等方面也存在不少的问题。
微博开设情况方面。省级开设较少，获得新浪认证的仅有福建档案馆一家；市级的15家，县乡级的有23家。截至2011年12月10日，新浪平台上政务微博的开设数为12103个，而2012年11月20日止，档案行政部门的微博开设数仅为39家，开设的数量和质量都普遍低于同类的政务微博。
微博运行方面。统计数据显示，档案行政部门微博的日均发布量较低，内容单一，且以简单的行政信息为主，几乎没有深入挖掘丰富的馆藏。市级档案局（馆）的微博运营状况好于区县乡级档案局（馆），在关注度、粉丝数、微博发布数量等方面，市级的普遍较好。此外，微博的转发和互动性较差。从统计时的观察看到，档案部门的这些微博很少会受到评论和转发，偶尔被转发的也是重发转发的一些与档案无关的事件。根据分析观察，现有档案行政部门微博的管理基本上为部门的某个人在更新维护，微博如何更新、主题选择的方向性等没有清晰的定位。
微博开设的地区分布不均衡。经济发达地区在微博的利用情况方面普遍好于经济落后的地区。并且，各个档案部门之间的微博互动较少，“单打独斗”，没有形成合力，在微博这个大的平台上集中档案部门的力量，形成一个圈子来吸引更多的关注。
微博发布内容方面。调查发现，档案行政部门的微博存在特色不够明显、主题不够突出、时效性较差等特点。很多档案部门的微博自从开设之后基本没有进行相应的维护。一些档案部门的微博只是进行一些转发，很多还与档案工作无关，缺乏原创性。
3 档案行政部门微博发展的建议
3.1 定位方面。档案局（馆）开始档案微博最重要的，也是首要的就是定位。微博应成为档案部门网上的服务窗口，与档案的实体提供利用形成互补。按照微博这种新媒体的特点，增强与粉丝和潜在粉丝的互动性。形象的定位是非常重要的一个方面。提高微博的识别度和显示度。如“银川档案”、“抚顺档案”这些一看就非常明白。而“飞鸿档案”会让刚看到的人“丈二和尚摸不着头脑”，不知道主人是哪里的。
进行实名认证，增加可信度。网络中习惯的匿名增加了不信任性，若进行实名认证，并尽可能地介绍自己，可以增加自身所展示内容的真实性，本次调研的对象均采取了一定的认证。
主动加关注，进行自我推广和营销。尤其是名人等。这种方式也可表述为“走出去”策略，主动加别人的关注，尤其是同类档案部门的微博，大家在业务上也可以进行互动，形成合力。另外，名人的关注可以在极短时间内提升微博的关注度，这也是档案部门微博发展的一个捷径。尤其是对当地名人的关注，可以增强名人的归属感。 3.2 内容方面。微博的内容建设是微博能够发挥作用的关键，加强内容建设，内容为王，这是新媒体发展的根本。将具有历史感的档案资源通过新鲜的网络新媒体方式进行公开、发布，必须有很好的内容来吸引公众，来转发、来评论，进而扩大影响力。
地区、行业、部门的档案文物、史料的征集的窗口。这也是档案部门微博可以发挥作用的一个重要方面，传统环境下，依靠政府发文去征集材料，在速度、效率和质量等方面不尽如人意，通过微博平台则可以快速、有效，更大范围、更宽层次上进行征集，覆盖面会更广。
档案部门工作的宣传。档案部门工作情况、馆藏资源、地理位置、查询借阅等信息都要在微博中进行相应发布，详细告知公众，并与公众及时互动。
在线资源的整合。现在已有较多的档案部门提供了通过网站进行馆藏档案目录的查阅。因此，将档案查询网站通过链接或者其他便捷的途径在线整合到微博中，可带动档案网站的浏览量，增强影响力。
政务信息公开。档案部门还有一个很重要的职能就是信息的公开，将相关需要公开的内容发布到微博中，可以快速、有效、及时，再通过微博的转发、评论等功能，可以无限地进行传播，更好地为公众所知道。
多媒体形态的内容发布。如，在新浪微博中，现有档案行政部门中粉丝数最多的为南昌市档案局，其微博内容103条，其中，工作动态22条，馆藏介绍30条，业务工作通知14条，转发14条，其他23条。另外，在这103条微博中，配发有相关图片的有47条。从较为成功的南昌市档案局微博分析来看，微博内容的发布中，重中之重是紧密结合视频、音频、图片等多媒体的方式对馆藏档案进行介绍。
3.3 管理方面
3.3.1 建立专门的管理团队。微博的运行和管理是一个较为复杂的事情，需要专人去负责，作为档案部门，可以将此项工作让单位信息技术部门和业务部门的人共同去负责，这样，在技术和业务方面都能保证所发微博的质量和效率。
微博内容来源，应为馆藏资源中质量较好的档案材料、档案小知识介绍、回答公众问题等。最重要的应该为馆藏内容的介绍，这块内容的工作量较大，需将单位的资源进行总结、分类、分析，按照一定的频率，并结合特殊日期、特殊事件等进行发布。专门的微博管理团队能够提高微博人员的能动性与反应时效，有助于档案部门按社交媒体的规律和特点在微博上大有作为，有助于提高微博的专业化程度。
3.3.2 正确应对危机。微博中，有时可能会出现所发内容出现各种各样的问题，此时，需要正确应对危机，并且，要积极地回应网民的关注焦点。如某个档案所反映的问题，与公众的理解有重大的偏差。此时，需要档案部门及时地提供补充材料、提供其他证据来证明这个事实。避免长时间的发酵，或者档案部门不进行回应，使错误信息在网络中广泛流传，影响档案部门的形象，并带来非常恶劣的影响。因此，在处理微博事件时，要积极回应，要提供相关补充材料或请相关人员出面进行解释等进行解决。
3.3.3 有条件的建成微博发布平台。形成类似于北京微博发布平台一样的发布机制，由省级档案行政部门进行统一协调，联合市级、县乡级档案行政部门利用统一的微博平台，形成合力。“抱团取暖”，或者由国家档案局组织各个省级档案行政部门建立相应的微博发布平台，在网络上拥有相应的舆论场和窗口，网民可以通过一个大的入口来查询了解相关的档案信息和档案知识。
（作者单位：新华通讯社办公厅 来稿日期：2012-12-11）
1 检索数据的分析
截至2012年11月20日23点，在新浪微博开通微博的档案行政部门中，省级1个，市级15个，区县乡级23个。粉丝数超过1000的有8家，且均为市级档案部门的微博；超过500的有15家，市级档案部门有11家。微博发布数量超过1000条的有1家（飞鸿档案），超过100条的有12家，其中，市级有6家，县乡级有6家。
通过对检索信息的分析，通过检索档案局（馆）的微博开设情况，共有福建省档案馆一个省级档案行政部门开设，粉丝数仅有90，且自从开设后一年半以上没有进行过更新，日均发布量仅为0.19。
市级档案局（馆）的开设情况，截至调查时共有15家部门开设微博，且在粉丝数方面，基本可以分为三个梯次，粉丝超过10000的共有3家；粉丝在1000～5000的有5家，粉丝在1000以下的有7家；在微博发布数量方面，超过1000条的只有1家，100～1000条的有6家，100条以下的有8家；在关注数方面，超过1000的有2家，100～1000的4家，100以下的有9家；微博开设时间全部在2011年和2012年，且绝大部分都在近一个月内有微博的更新；日均微博发布数量，超过1的仅有2家，0.5～1的也仅有2家。其余的11家档案部门日均微博发布量均低于0.5，且最低的仅为日均0.02条。表1中，为粉丝数大于1000的档案行政部门。
表2 区县乡档案行政部门微博开设情况统计
区县乡档案局（馆）的开设情况，共有23家部门开设微博，且在粉丝数方面，基本可以分为三个梯次，粉丝500～1000的共有4家；粉丝在100～500的有9家，粉丝在100以下的有10家。在微博发布数量方面，超过100条的只有6家，其余17家都在100条以下，这17家中，还有9家的发布量为个位数。在关注数方面，超过100的有5家，其余均在100以下，个位数的还有2家。微博的开设时间全部在2011年和2012年，微博更新方面，距调查的一个月内，共有12家没有更新过微博。日均微博发布数量方面，超过1的仅有5家，但有3家是只在一天发过一条和两条微博，0.5～1的也仅有5家，其余的13家档案部门日均微博发布量均低于0.5。且最低的仅为日均0.05条。表2中，为粉丝数大于100的档案行政部门。
档案行政部门开设微博的地区分布情况图
2 档案行政部门微博利用中存在的问题
总体看来，档案行政部门开设微博的意识，利用新平台、新工具的意识还是有的。但各级的档案行政部门的反应也有所差距：省级档案局（馆）对微博在档案开发利用中所能起到的作用还不够重视；市级及以下的档案部门较为活跃。并且，在运行、地区分布、内容形式等方面也存在不少的问题。
微博开设情况方面。省级开设较少，获得新浪认证的仅有福建档案馆一家；市级的15家，县乡级的有23家。截至2011年12月10日，新浪平台上政务微博的开设数为12103个，而2012年11月20日止，档案行政部门的微博开设数仅为39家，开设的数量和质量都普遍低于同类的政务微博。
微博运行方面。统计数据显示，档案行政部门微博的日均发布量较低，内容单一，且以简单的行政信息为主，几乎没有深入挖掘丰富的馆藏。市级档案局（馆）的微博运营状况好于区县乡级档案局（馆），在关注度、粉丝数、微博发布数量等方面，市级的普遍较好。此外，微博的转发和互动性较差。从统计时的观察看到，档案部门的这些微博很少会受到评论和转发，偶尔被转发的也是重发转发的一些与档案无关的事件。根据分析观察，现有档案行政部门微博的管理基本上为部门的某个人在更新维护，微博如何更新、主题选择的方向性等没有清晰的定位。
微博开设的地区分布不均衡。经济发达地区在微博的利用情况方面普遍好于经济落后的地区。并且，各个档案部门之间的微博互动较少，“单打独斗”，没有形成合力，在微博这个大的平台上集中档案部门的力量，形成一个圈子来吸引更多的关注。
微博发布内容方面。调查发现，档案行政部门的微博存在特色不够明显、主题不够突出、时效性较差等特点。很多档案部门的微博自从开设之后基本没有进行相应的维护。一些档案部门的微博只是进行一些转发，很多还与档案工作无关，缺乏原创性。
3 档案行政部门微博发展的建议
3.1 定位方面。档案局（馆）开始档案微博最重要的，也是首要的就是定位。微博应成为档案部门网上的服务窗口，与档案的实体提供利用形成互补。按照微博这种新媒体的特点，增强与粉丝和潜在粉丝的互动性。形象的定位是非常重要的一个方面。提高微博的识别度和显示度。如“银川档案”、“抚顺档案”这些一看就非常明白。而“飞鸿档案”会让刚看到的人“丈二和尚摸不着头脑”，不知道主人是哪里的。
进行实名认证，增加可信度。网络中习惯的匿名增加了不信任性，若进行实名认证，并尽可能地介绍自己，可以增加自身所展示内容的真实性，本次调研的对象均采取了一定的认证。
主动加关注，进行自我推广和营销。尤其是名人等。这种方式也可表述为“走出去”策略，主动加别人的关注，尤其是同类档案部门的微博，大家在业务上也可以进行互动，形成合力。另外，名人的关注可以在极短时间内提升微博的关注度，这也是档案部门微博发展的一个捷径。尤其是对当地名人的关注，可以增强名人的归属感。 3.2 内容方面。微博的内容建设是微博能够发挥作用的关键，加强内容建设，内容为王，这是新媒体发展的根本。将具有历史感的档案资源通过新鲜的网络新媒体方式进行公开、发布，必须有很好的内容来吸引公众，来转发、来评论，进而扩大影响力。
地区、行业、部门的档案文物、史料的征集的窗口。这也是档案部门微博可以发挥作用的一个重要方面，传统环境下，依靠政府发文去征集材料，在速度、效率和质量等方面不尽如人意，通过微博平台则可以快速、有效，更大范围、更宽层次上进行征集，覆盖面会更广。
档案部门工作的宣传。档案部门工作情况、馆藏资源、地理位置、查询借阅等信息都要在微博中进行相应发布，详细告知公众，并与公众及时互动。
在线资源的整合。现在已有较多的档案部门提供了通过网站进行馆藏档案目录的查阅。因此，将档案查询网站通过链接或者其他便捷的途径在线整合到微博中，可带动档案网站的浏览量，增强影响力。
政务信息公开。档案部门还有一个很重要的职能就是信息的公开，将相关需要公开的内容发布到微博中，可以快速、有效、及时，再通过微博的转发、评论等功能，可以无限地进行传播，更好地为公众所知道。
多媒体形态的内容发布。如，在新浪微博中，现有档案行政部门中粉丝数最多的为南昌市档案局，其微博内容103条，其中，工作动态22条，馆藏介绍30条，业务工作通知14条，转发14条，其他23条。另外，在这103条微博中，配发有相关图片的有47条。从较为成功的南昌市档案局微博分析来看，微博内容的发布中，重中之重是紧密结合视频、音频、图片等多媒体的方式对馆藏档案进行介绍。
3.3 管理方面
3.3.1 建立专门的管理团队。微博的运行和管理是一个较为复杂的事情，需要专人去负责，作为档案部门，可以将此项工作让单位信息技术部门和业务部门的人共同去负责，这样，在技术和业务方面都能保证所发微博的质量和效率。
微博内容来源，应为馆藏资源中质量较好的档案材料、档案小知识介绍、回答公众问题等。最重要的应该为馆藏内容的介绍，这块内容的工作量较大，需将单位的资源进行总结、分类、分析，按照一定的频率，并结合特殊日期、特殊事件等进行发布。专门的微博管理团队能够提高微博人员的能动性与反应时效，有助于档案部门按社交媒体的规律和特点在微博上大有作为，有助于提高微博的专业化程度。
3.3.2 正确应对危机。微博中，有时可能会出现所发内容出现各种各样的问题，此时，需要正确应对危机，并且，要积极地回应网民的关注焦点。如某个档案所反映的问题，与公众的理解有重大的偏差。此时，需要档案部门及时地提供补充材料、提供其他证据来证明这个事实。避免长时间的发酵，或者档案部门不进行回应，使错误信息在网络中广泛流传，影响档案部门的形象，并带来非常恶劣的影响。因此，在处理微博事件时，要积极回应，要提供相关补充材料或请相关人员出面进行解释等进行解决。
3.3.3 有条件的建成微博发布平台。形成类似于北京微博发布平台一样的发布机制，由省级档案行政部门进行统一协调，联合市级、县乡级档案行政部门利用统一的微博平台，形成合力。“抱团取暖”，或者由国家档案局组织各个省级档案行政部门建立相应的微博发布平台，在网络上拥有相应的舆论场和窗口，网民可以通过一个大的入口来查询了解相关的档案信息和档案知识。
（作者单位：新华通讯社办公厅 来稿日期：2012-12-11）