关于如何做好新时期档案管理工作的思考

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  [摘要]档案是具有保存价值的文字、图表及声像,自古就有档案一词,可以说档案是真实的历史记录,是人类发展到一定阶段的必然产物。档案管理的对象即档案,从管理学的角度理解,档案管理的基本目的就是使被管理的档案对象更加有序化。经过从古至今的演变和发展,我国档案管理工作已经形成了一套自己的方法和管理模式,取得了喜人的成绩,为我国各项事业和工作单位提供极大的帮助。面对新的历史时期,本文主要阐述了新时期如何进一步做好档案管理工作,仅供读者借鉴参考,希望对大家有所帮助,同时也希望大家可以提出宝贵的可行性意见。
  [关键词]档案 档案管理 新时期
  [中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349(2015)07-0116-01
  档案是人类社会发展到一定阶段的产物,是社会文明进步的重要标志。从如果档案记录历史的角度来看,档案可以提供真实的历史史实,摸清历史脉络,从而总结经验,探索历史发展规律。从现实的角度来看待档案,档案就是当今社会发展的真实记录,记录着国家发展和社会建设的进步,是科学研究和各单位开展工作的重要依据。所以档案是人类社会的思想宝库,是人类智慧源泉。随着时间的推移和发展,我国档案管理工作初见成效,但是受到网络信息化的冲击,在机遇到来的同时也给档案管理工作带来了挑战。
  我们说档案是人类社会发展到一定阶段的必然产物,如今的档案信息化管理更是社会进步的标志。计算机的诞生带来了电子商务、电子货币、电子军事、电子政府等一系列新工作方式与生活方式。网络信息化给人们的生活带来了极大的实惠,在这个信息大爆炸的时代,如何正确运用计算机是十分关键的。档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在,以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生,产生了大量的电子文件档案。由于电子文件档案的出现和发展时间短,暴露的问题较多,网络环境下电子文件档案管理正面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁,因此,对电子文件档案的科学管理已成为一个全球面临的亟待解决的重要课题。
  一、新时期档案管理工作遇到的问题分析
  档案的作用和重要意义不言而喻,尤其是当今社会的档案管理,在各个单位乃至企业来讲都是十分关键的。针对一些事业单位,有效的档案记录,可以帮助单位及时了解单位整体状况,适时调整工作方向和制定长远的发展目标。对于企业单位来讲,认真做好档案管理工作更是十分关键,甚至会直接关系到企业的经济效益和发展命运。所在信息化时代的背景下,笔者相信只要认真努力,档案信息化管理一定会让每一个单位受益,可以说做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。从当前我国档案管理信息化情况来看,档案信息化管理虽然已经起步,但还是不够全面,甚至有些地方还没有真正的步入正轨,已经被落在后面,而已经起步的单位仍然存在一些问题。
  (一)档案信息化管理人才匮乏
  档案信息化管理人才紧缺,或者在职人才信息化管理能力有所欠缺,同时也存在部分工作人员工作态度不认真,积极性低等问题。
  (二)信息化档案管理手段有待进一步完善
  目前一般的档案管理都是一台计算机一套的软件的管理办法,档案管理的手段有待进一步完善,落后的档案管理手段不能适应当前信息化发展进程。
  (三)电子档案优势需要进一步完善
  另外与传统档案相比,电子档案有明显的优势,但是不可忽视的问题是电子档案所涉及的问题也非常多,同时也会受到一些因素的限制,所以信息化档案管理也需要多部门密切合作,全面促进和完善信息化档案管理模式。
  二、新时期如何做好档案管理工作
  新时期的档案管理工作要从多角度入手,要综合考虑各种因素,作为档案管理单位首先应该加大档案信息化人才的培养力度,给大家提供学习和交流的机会。其次要树立先进的管理理念,学习科学的管理模式,最后要科学地制定、贯彻和修订各项标准,使档案工作逐步实现标准化计算机技术的应用,以保证档案管理信息化建设顺利进行。
  (一)加大档案信息化人才培养力度
  档案信息化管理需要专业的信息化管理人才,建议各单位加大信息化档案管理人才培训力度,经常组织培训,给大家提供学习和交流的机会,通过培训提高自身业务能力,促进档案管理信息化建设发展进程。
  (二)树立先进的管理理念,学习科学管理模式
  要树立先进的管理思想,学习科学的管理理论,继而采用与之相适应的组织机构、组织行为、管理方法和手段,以达到预期目的。面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务,必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。
  (三)科学地制定、贯彻和修订各项标准,使档案工作逐步实现标准化计算机技术的应用
  电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。因对于杂乱无章没有系统整理的档案,计算机是无法进行管理的,即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此,要适应知识经济发展要求,加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。
  三、结束语
  综上所述,要想进一步做好新时期档案管理工作,档案信息化管理是重点所在,首先要客观的分析和总结现阶段我国档案管理存在的问题和弊端,而后提出可行性建议和对策,希望对我国档案管理工作起到积极的促进作用。
  责任编辑:彭海多
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