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［摘 要］OLAP技术是多维快速查询技术，被广泛用于经济管理。可用两种方法在ERP中嵌入OLAP技术，把各功能数据转化为财务专业数据，进行编辑分析、查询，及时有效地多方位输出财务数据，对改变现阶段财务数据利用滞后性，实现事前准确预算、事中及时控制，提高动态管理水平起重要作用。
［关键词］ OLAP技术；财务数据；查询；方案；实施
［中图分类号］F232［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2008）16-0037-04
由于受技术条件影响，我国企业对财务数据、信息的分析和应用不够重视，特别是在实时分析动态应用方面，财务信息只在未来决策时起借鉴作用，失去了时效性。传统的基于脚本（SQL 或其他）的数据分析报告的构建方式常常是从二维关系数据库表中获取数据，生成格式化的二维报告,不能满足全方位的管理需要。为实现及时有效地多方位查询财务数据，本文提出在ERP中嵌入应用OLAP技术。
一、OLAP技术的用途
OLAP（On-Line Analytical Processing，联机分析处理）是一类软件技术，其最基本的概念有3个：多维观察、数据钻取、CUBE运算。 OLAP输出经过转换后的反映原始数据的各种信息视图，以反映业务的真实维数。
传统的查询和报表工具只反映数据库中都有什么（what happened），而OLAP解决下一步会怎么样（what next）和如果这样又会怎么样（what if）。OLAP的主要特点，是直接仿照用户的多角度思考模式，关键技术是多维，维是指分析角度，多维分析是财务数据分析最有效的方法，为满足多层次管理需要，预建多维的数据模型。多维数据模型建立后，可以快速地从各个分析角度获取数据，也能动态地在各个角度之间切换或者进行多角度综合分析，具有极大的分析查询灵活性，从设计理念和真正实现上与其他的管理信息系统有着本质的区别。
采用嵌入式改造，OLAP要求与实时业务处理系统分离。ERP每个子系统分别相对独立，处理不同的经济业务，以独立的方式生成各自的数据。嵌入OLAP技术，要把这些数据转化，运用专门的数据存储格式，建立专门的数据仓库系统。在处理上，应用有关的逻辑分析和统计分析，根据用户需要输出不同的信息，各子系统既可以自身生成信息独立输出，也可以对外连接其他分析工具。这样既不增加原ERP系统的其他负担，也不会带来额外的安全问题。
OLAP 查询报告将业务数据结构、过程、算法和逻辑的复杂性集成在多维数据结构中，然后输出容易理解的维信息视图。OLAP技术应用不在业务数据上添加额外的数据结构或维，只是以维的方式识别复杂数据，并以容易理解的方式呈现数据，所以能实现在ERP的各个功能子系统中嵌入该技术，把各子系统的数据转化为财务数据加以分析、编辑，按管理要求输出。其过程如图1所示。
应用OLAP技术分析财务数据的操作包括钻取（roll up /drill down）、切片（slice）、切块（dice）、旋转（pivot）等。
用钻取法，可取得项目数据中某一维的低层或高层的汇总数据，与会计账户中总明关系同理。即可向上钻取和向下钻取，向上钻取是将某一低层的细节数据概括汇总到高层，经过编辑，按需求随时生成报告；向下钻取则是相反方向，从综合数据中分列各种明细。
用切片或切块法，选定某片或块值后，可分析到选定数据或剩余维上的数据分布。当所选项有两个维时，是切片；有3个维时，是切块。此法可筛选到某一项目某一方面（或相同的几方面）的明细数据。
用旋转法，变换维的方向，重新安排数据维的放置，即行、列互换等，这只是数据编辑上的技术，适应输出数据变化的要求。
应用以上技术可以生成各种查询功能，产生的数据内容丰富、直观，可完成统计、排序、分组、计算等各项工作。可以通过设置过滤器，筛选列出所需数据，生成实时动态数据，以列表、图形、立方体等多种形式表示。
二、应用实施方案
ERP嵌入OLAP技术进行财务数据分析查询，需确立为一个项目来实施，具体实施方案分以下4个步骤：
（一）实施调研
调研内容包括：环境、技术、经济3方面。
1. 环境方面：ERP各功能子系统中嵌入OLAP技术，涉及多个职能部门，因此需要争取行政支持以及相关部门和人员的重视。全面了解管理需要，包括各级管理者的管理思想、策略、战略重点，对财务数据的需要情况等，作出各种假设，确定某方面的管理主要需要哪些因素支持，涉及哪些数据，这些数据的输入输出条件、格式、方向等。对影响本项目实施的内、外环境进行分析，充分考虑制约因素，利用一切积极因素克服消极因素，寻找最佳切入点。
2. 技术方面：OLAP技术应用对硬件的要求不高，已实施ERP的企业现有的、配置中等的硬件都能满足要求，充分利用原有硬件资源就可以实施。
近年来OLAP技术的产品发展很快，品种较多，但采用嵌入式产品，只需在原ERP上进行二次开发就能实现，无需另外独立购买或开发软件。在原实施的ERP中嵌入程序，只需在各个功能子系统中设置接口，传输数据就能衔接。
OLAP技术与数据仓库联合应用。数据仓库设置有两种方案。方案一：在各子系统独立成立数据仓库，各自实施OLAP技术进行财务数据分析查询，产生本子系统的分析数据，此法是现场应用，事中控制效果明显，OLAP技术应用意义重大。方案二：创建中央数据仓库，汇集各子系统的数据进行编辑、整理，综合实施OLAP技术进行财务数据分析，可产生全面综合的数据，即形成一个ERP的外延财务数据分析管理子系统。以上两种方案各具优缺点。通过对现有的资源进行改造，使OLAP软件得以实施。
3. 经济方面：因为是二线的查询管理分析系统，投入不可能大，所以需了解现有资源，保护资源，从节约成本的原则出发，确定合理的预算。这种嵌入式改造，具有附加意义的系统，不会增加系统运行费用，不需要大的投入。
（二）系统分析
因采用嵌入式，所以要在涉及的子系统中针对财务数据使用特点，确定应用目标、层次、范围、权限，正确了解各项数据的定义、概念、作用、要求，并确定数据改造或转换方案。
方案一在各子系统独立成立数据仓库。第一步，设置取数途径，在业务子系统的数据库中获取数据。第二步，在各子系统设置数据转化模型，把各专业数据转化为财务数据格式，例如，采购子系统的数据是采购订单，其内容包括采购类型、订单号，供货单位、付款条件、存货编号、名称、规格型号、计量单位、数量、单价、金额、税额等，一般以表格方式显示。财务数据只需要其核心部分：时间、品名、计量单位、单价、金额、税额等。转化模型为过滤器，通过设置筛选条件，把所需内容过滤、剥离、重组。第三步，设置编辑器，按不同的管理要求设置数据筛选的数学模型和经济模型，如某因素或某财务指标的合计数计算等（以上3步均为后台管理）。第四步，设置查询输出格式，数据输出有两大类：一是直接按筛选条件输出，不做编辑加工，可得到各子系统的直接明细数据；二是对两种或多种数据进行编辑加工后生成统计、分析等数据。财务数据一般以会计科目的明细项目为输出目标，以各种财务指标的形式体现，以表格、图形等方式显示。明确了信息流量和格式之后，OLAP技术也可实现把过于专业化的财务数据再转化为易于非专业人员理解的格式，以适应不同水平的信息使用者需要。第五步，根据行政管理结构划分信息输入输出层次，设计界定各级别信息使用者的权限和使用范围。
这种模型结构，可以实现业务数据库与数据仓库并存，在各个相对独立的业务子系统中实现OLAP技术查询，其查询范围局限于本子系统（如图2所示）。
（三）数据准备
对企业经营方面的海量数据加以整理，数据准备时就要有的放矢，分块分类准备，内容包括数据的收集、分析、整理和录入，形成数据仓库，数据一般有3类来源：
1. 现成的数据，即不用再加工，可直接使用的，如ERP中各业务子系统产生的数据，可直接传输到数据仓库应用，这是查询系统的主要数据来源。
2. 要略为加工的数据，即要对原数据进行重新的分解、组合、整理才能应用。ERP各子系统的数据各有专业特点，需进行转换，把专业的数据格式转换成财务专用格式、通用格式或数据说明等。
3. 需研究确定的数据，即现行没有的数据，如专用指导，特殊标准，分析系统用的各种经济模型、数学模型，体现本企业管理特点的指标等。
（四）模拟测试与再调整开发
进行实验室模拟运行，全方位输入、运行、输出，实行全面和个别的测试，主要测试是否满足原设计要求。采用方案一的要逐个子系统测试，采用方案二的既要单方面测试也要综合测试。模拟运行的目的是验证嵌入程序的可执行性，验证数据的准确性、生成输出数据的合理性，进一步确定各种参数，根据运行结果调整和确定输入输出数据格式。
把准备的模拟数据输入待测试系统，测试时作好详细记录，对测试作全面的分析、总结，找出差异。若发现问题可从两方面进行协调：一是管理方面，应调整工作方法，做到事前预测，事中以设计目标、参考数据为参照监督控制，实行实时管理，改变以往的事后监督；二是对测试系统不适用部分进行改动或二次开发，这种模拟要反复进行多次。
（五）推广和完善
经过模拟测试后，进入推广期，在实施推广前要制定一套专用的工作规程，明确管理者和操作者的权利和义务。
1. 设计推广方法，规定推广期限。先对应用人员进行操作培训，嵌入式改造不需另外增加专用人员，对原有岗位人员作简单的操作培训则可；然后从小范围开始切入，逐步扩展，推广时间不用太长。
2. 作出实施效果预测，定出目标作为执行结果参照。重视实施过程，作好记录，及时接收反馈信息，分析反馈信息以解决现场问题，不断改造、完善系统。整理各方面资料，总结经验，形成实施档案。
三、例说实施效果
财务数据至少从三维度构成信息库：时间、业务项目、控制部门。三维互补，通过数学模型、经济模型对信息进行综合提炼加工，设置过滤器，按条件检索，提高信息的利用效率，生成能充分体现经济状况，反映项目实时运行状态的数据。初始化设置时，注重全面、分类、必要的归纳，与各业务子系统的衔接，从关联子系统获取原始数据资料，直接形成数据仓库中的数据，主要表现为具体的业务反映。
例如制造业的产品成本管理，如果只需要时期和成本项目两维的数据，则两维数据查询可以通过平面表格表示（如表1所示）；如果需要三维以上的查询，则要用立体才可反映，如图4所示。
时间维设置，数据含量要足够大，主要为形成历史时期数据。考虑发展，根据一贯性原则，把资料按时期排列，备取，数据库实时更新。日常应用时，按时间检索各时期资料，实现按时期分类检索。
成本项目维（业务）的设置，按成本要素组成，从成本计算角度处理各生产要素，以“生产成本”等会计科目的形式表示，即生产成本科目的组成结构就是成本项目的组成结构，主要由直接材料、直接人工、制造费用等组成。设置条件过滤器，把生产管理子系统的数据转化为以细化的成本科目为表现形式的数据列出所有明细成本项目，日常应用按明细会计科目查询。
产品维（控制部门）初始化设置要考虑扩展性，留有发展空间，包括纵向、横向的层次和品种空间。
1. 应用向上钻取技术，可获取某产品多个期间多项成本的总数。如图5所示，可获取某产品不同时期的“制造成本”或“销售成本”。
2. 应用切块技术，如图6所示，可获取某两种产品在不同时期某两方面的成本数据。
3. 应用切片技术，如图7所示，可获取某产品所用某种材料在不同时期的耗用情况。
企业经营过程中沉淀了海量的财务数据,并动态地增加,按传统的数据分析技术和方法，数据应用局限性很大。应用OLAP技术，具有优越性，表现为：（1）解决业务与财务相脱离，两者信息沟通多口径、多体系的问题。（2）能实现多角度、多方位反映信息，打破平面数据显示的局限性，数据中多因素关系得到直观体现，有利于分析影响因素。（3）实现快速查询，一是系统本身工作速度快，二是反映业务数据实时性，三是结果反馈快，适应了现代化的快速反应管理要求。（4）信息展示直观，易于理解，适合不同的信息需求者，非专业人员可用非财务专业格式获取信息。（5）打破时间和空间的限制，实时应用控制，财务数据使用面更广泛。ERP嵌入OLAP技术，财务管理更加细化，对解决财务数据应用滞后问题，对提高企业预测、执行过程的控制水平具有重要意义。
主要参考文献
［1］ 杨周南. 会计电算化中级培训教材［M］. 北京：现代出版社，2003．
［关键词］ OLAP技术；财务数据；查询；方案；实施
［中图分类号］F232［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2008）16-0037-04
由于受技术条件影响，我国企业对财务数据、信息的分析和应用不够重视，特别是在实时分析动态应用方面，财务信息只在未来决策时起借鉴作用，失去了时效性。传统的基于脚本（SQL 或其他）的数据分析报告的构建方式常常是从二维关系数据库表中获取数据，生成格式化的二维报告,不能满足全方位的管理需要。为实现及时有效地多方位查询财务数据，本文提出在ERP中嵌入应用OLAP技术。
一、OLAP技术的用途
OLAP（On-Line Analytical Processing，联机分析处理）是一类软件技术，其最基本的概念有3个：多维观察、数据钻取、CUBE运算。 OLAP输出经过转换后的反映原始数据的各种信息视图，以反映业务的真实维数。
传统的查询和报表工具只反映数据库中都有什么（what happened），而OLAP解决下一步会怎么样（what next）和如果这样又会怎么样（what if）。OLAP的主要特点，是直接仿照用户的多角度思考模式，关键技术是多维，维是指分析角度，多维分析是财务数据分析最有效的方法，为满足多层次管理需要，预建多维的数据模型。多维数据模型建立后，可以快速地从各个分析角度获取数据，也能动态地在各个角度之间切换或者进行多角度综合分析，具有极大的分析查询灵活性，从设计理念和真正实现上与其他的管理信息系统有着本质的区别。
采用嵌入式改造，OLAP要求与实时业务处理系统分离。ERP每个子系统分别相对独立，处理不同的经济业务，以独立的方式生成各自的数据。嵌入OLAP技术，要把这些数据转化，运用专门的数据存储格式，建立专门的数据仓库系统。在处理上，应用有关的逻辑分析和统计分析，根据用户需要输出不同的信息，各子系统既可以自身生成信息独立输出，也可以对外连接其他分析工具。这样既不增加原ERP系统的其他负担，也不会带来额外的安全问题。
OLAP 查询报告将业务数据结构、过程、算法和逻辑的复杂性集成在多维数据结构中，然后输出容易理解的维信息视图。OLAP技术应用不在业务数据上添加额外的数据结构或维，只是以维的方式识别复杂数据，并以容易理解的方式呈现数据，所以能实现在ERP的各个功能子系统中嵌入该技术，把各子系统的数据转化为财务数据加以分析、编辑，按管理要求输出。其过程如图1所示。
应用OLAP技术分析财务数据的操作包括钻取（roll up /drill down）、切片（slice）、切块（dice）、旋转（pivot）等。
用钻取法，可取得项目数据中某一维的低层或高层的汇总数据，与会计账户中总明关系同理。即可向上钻取和向下钻取，向上钻取是将某一低层的细节数据概括汇总到高层，经过编辑，按需求随时生成报告；向下钻取则是相反方向，从综合数据中分列各种明细。
用切片或切块法，选定某片或块值后，可分析到选定数据或剩余维上的数据分布。当所选项有两个维时，是切片；有3个维时，是切块。此法可筛选到某一项目某一方面（或相同的几方面）的明细数据。
用旋转法，变换维的方向，重新安排数据维的放置，即行、列互换等，这只是数据编辑上的技术，适应输出数据变化的要求。
应用以上技术可以生成各种查询功能，产生的数据内容丰富、直观，可完成统计、排序、分组、计算等各项工作。可以通过设置过滤器，筛选列出所需数据，生成实时动态数据，以列表、图形、立方体等多种形式表示。
二、应用实施方案
ERP嵌入OLAP技术进行财务数据分析查询，需确立为一个项目来实施，具体实施方案分以下4个步骤：
（一）实施调研
调研内容包括：环境、技术、经济3方面。
1. 环境方面：ERP各功能子系统中嵌入OLAP技术，涉及多个职能部门，因此需要争取行政支持以及相关部门和人员的重视。全面了解管理需要，包括各级管理者的管理思想、策略、战略重点，对财务数据的需要情况等，作出各种假设，确定某方面的管理主要需要哪些因素支持，涉及哪些数据，这些数据的输入输出条件、格式、方向等。对影响本项目实施的内、外环境进行分析，充分考虑制约因素，利用一切积极因素克服消极因素，寻找最佳切入点。
2. 技术方面：OLAP技术应用对硬件的要求不高，已实施ERP的企业现有的、配置中等的硬件都能满足要求，充分利用原有硬件资源就可以实施。
近年来OLAP技术的产品发展很快，品种较多，但采用嵌入式产品，只需在原ERP上进行二次开发就能实现，无需另外独立购买或开发软件。在原实施的ERP中嵌入程序，只需在各个功能子系统中设置接口，传输数据就能衔接。
OLAP技术与数据仓库联合应用。数据仓库设置有两种方案。方案一：在各子系统独立成立数据仓库，各自实施OLAP技术进行财务数据分析查询，产生本子系统的分析数据，此法是现场应用，事中控制效果明显，OLAP技术应用意义重大。方案二：创建中央数据仓库，汇集各子系统的数据进行编辑、整理，综合实施OLAP技术进行财务数据分析，可产生全面综合的数据，即形成一个ERP的外延财务数据分析管理子系统。以上两种方案各具优缺点。通过对现有的资源进行改造，使OLAP软件得以实施。
3. 经济方面：因为是二线的查询管理分析系统，投入不可能大，所以需了解现有资源，保护资源，从节约成本的原则出发，确定合理的预算。这种嵌入式改造，具有附加意义的系统，不会增加系统运行费用，不需要大的投入。
（二）系统分析
因采用嵌入式，所以要在涉及的子系统中针对财务数据使用特点，确定应用目标、层次、范围、权限，正确了解各项数据的定义、概念、作用、要求，并确定数据改造或转换方案。
方案一在各子系统独立成立数据仓库。第一步，设置取数途径，在业务子系统的数据库中获取数据。第二步，在各子系统设置数据转化模型，把各专业数据转化为财务数据格式，例如，采购子系统的数据是采购订单，其内容包括采购类型、订单号，供货单位、付款条件、存货编号、名称、规格型号、计量单位、数量、单价、金额、税额等，一般以表格方式显示。财务数据只需要其核心部分：时间、品名、计量单位、单价、金额、税额等。转化模型为过滤器，通过设置筛选条件，把所需内容过滤、剥离、重组。第三步，设置编辑器，按不同的管理要求设置数据筛选的数学模型和经济模型，如某因素或某财务指标的合计数计算等（以上3步均为后台管理）。第四步，设置查询输出格式，数据输出有两大类：一是直接按筛选条件输出，不做编辑加工，可得到各子系统的直接明细数据；二是对两种或多种数据进行编辑加工后生成统计、分析等数据。财务数据一般以会计科目的明细项目为输出目标，以各种财务指标的形式体现，以表格、图形等方式显示。明确了信息流量和格式之后，OLAP技术也可实现把过于专业化的财务数据再转化为易于非专业人员理解的格式，以适应不同水平的信息使用者需要。第五步，根据行政管理结构划分信息输入输出层次，设计界定各级别信息使用者的权限和使用范围。
这种模型结构，可以实现业务数据库与数据仓库并存，在各个相对独立的业务子系统中实现OLAP技术查询，其查询范围局限于本子系统（如图2所示）。
（三）数据准备
对企业经营方面的海量数据加以整理，数据准备时就要有的放矢，分块分类准备，内容包括数据的收集、分析、整理和录入，形成数据仓库，数据一般有3类来源：
1. 现成的数据，即不用再加工，可直接使用的，如ERP中各业务子系统产生的数据，可直接传输到数据仓库应用，这是查询系统的主要数据来源。
2. 要略为加工的数据，即要对原数据进行重新的分解、组合、整理才能应用。ERP各子系统的数据各有专业特点，需进行转换，把专业的数据格式转换成财务专用格式、通用格式或数据说明等。
3. 需研究确定的数据，即现行没有的数据，如专用指导，特殊标准，分析系统用的各种经济模型、数学模型，体现本企业管理特点的指标等。
（四）模拟测试与再调整开发
进行实验室模拟运行，全方位输入、运行、输出，实行全面和个别的测试，主要测试是否满足原设计要求。采用方案一的要逐个子系统测试，采用方案二的既要单方面测试也要综合测试。模拟运行的目的是验证嵌入程序的可执行性，验证数据的准确性、生成输出数据的合理性，进一步确定各种参数，根据运行结果调整和确定输入输出数据格式。
把准备的模拟数据输入待测试系统，测试时作好详细记录，对测试作全面的分析、总结，找出差异。若发现问题可从两方面进行协调：一是管理方面，应调整工作方法，做到事前预测，事中以设计目标、参考数据为参照监督控制，实行实时管理，改变以往的事后监督；二是对测试系统不适用部分进行改动或二次开发，这种模拟要反复进行多次。
（五）推广和完善
经过模拟测试后，进入推广期，在实施推广前要制定一套专用的工作规程，明确管理者和操作者的权利和义务。
1. 设计推广方法，规定推广期限。先对应用人员进行操作培训，嵌入式改造不需另外增加专用人员，对原有岗位人员作简单的操作培训则可；然后从小范围开始切入，逐步扩展，推广时间不用太长。
2. 作出实施效果预测，定出目标作为执行结果参照。重视实施过程，作好记录，及时接收反馈信息，分析反馈信息以解决现场问题，不断改造、完善系统。整理各方面资料，总结经验，形成实施档案。
三、例说实施效果
财务数据至少从三维度构成信息库：时间、业务项目、控制部门。三维互补，通过数学模型、经济模型对信息进行综合提炼加工，设置过滤器，按条件检索，提高信息的利用效率，生成能充分体现经济状况，反映项目实时运行状态的数据。初始化设置时，注重全面、分类、必要的归纳，与各业务子系统的衔接，从关联子系统获取原始数据资料，直接形成数据仓库中的数据，主要表现为具体的业务反映。
例如制造业的产品成本管理，如果只需要时期和成本项目两维的数据，则两维数据查询可以通过平面表格表示（如表1所示）；如果需要三维以上的查询，则要用立体才可反映，如图4所示。
时间维设置，数据含量要足够大，主要为形成历史时期数据。考虑发展，根据一贯性原则，把资料按时期排列，备取，数据库实时更新。日常应用时，按时间检索各时期资料，实现按时期分类检索。
成本项目维（业务）的设置，按成本要素组成，从成本计算角度处理各生产要素，以“生产成本”等会计科目的形式表示，即生产成本科目的组成结构就是成本项目的组成结构，主要由直接材料、直接人工、制造费用等组成。设置条件过滤器，把生产管理子系统的数据转化为以细化的成本科目为表现形式的数据列出所有明细成本项目，日常应用按明细会计科目查询。
产品维（控制部门）初始化设置要考虑扩展性，留有发展空间，包括纵向、横向的层次和品种空间。
1. 应用向上钻取技术，可获取某产品多个期间多项成本的总数。如图5所示，可获取某产品不同时期的“制造成本”或“销售成本”。
2. 应用切块技术，如图6所示，可获取某两种产品在不同时期某两方面的成本数据。
3. 应用切片技术，如图7所示，可获取某产品所用某种材料在不同时期的耗用情况。
企业经营过程中沉淀了海量的财务数据,并动态地增加,按传统的数据分析技术和方法，数据应用局限性很大。应用OLAP技术，具有优越性，表现为：（1）解决业务与财务相脱离，两者信息沟通多口径、多体系的问题。（2）能实现多角度、多方位反映信息，打破平面数据显示的局限性，数据中多因素关系得到直观体现，有利于分析影响因素。（3）实现快速查询，一是系统本身工作速度快，二是反映业务数据实时性，三是结果反馈快，适应了现代化的快速反应管理要求。（4）信息展示直观，易于理解，适合不同的信息需求者，非专业人员可用非财务专业格式获取信息。（5）打破时间和空间的限制，实时应用控制，财务数据使用面更广泛。ERP嵌入OLAP技术，财务管理更加细化，对解决财务数据应用滞后问题，对提高企业预测、执行过程的控制水平具有重要意义。
主要参考文献
［1］ 杨周南. 会计电算化中级培训教材［M］. 北京：现代出版社，2003．