干部人事档案管理工作是党和国家干部工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。人事档案真实地记载和反映干部个人学历、经历、政治思想、品德作风、业务能力等，是作为干部调资、晋级、调动、退休的重要依据。
　　干部人事档案是考察和了解干部的重要依据。干部人事档案是组织、人事等部门在干部人事工作中形成的，记载和反映了干部的自然情况、成长经历、工作表现、德能勤绩等方面的情况，是准确记忆干部情况的有效工具。借助干部档案，可以全面了解干部工作经历，有何特长、成绩和贡献，个性特点、道德品质等方面的情况，把档案记载与现实考察进行综合分析，就能得出全面、准确的评价。近年来，干部选拔任用工作推行了一系列重大改革举措，干部考察的方式方法有了很大改进，但要全面地、历史地考察和了解干部，坚持公道正派地选人用人，查阅干部档案始终是一条重要途径。
　　干部人事档案是维护干部合法权益的可靠凭证。干部人事档案是关于干部成长经历和个人情况的原始记录，收存材料形成于不同时期，材料上留有组织公章，或者是当事人自己手书、签字认可并且按照规定程序经过组织确认的原始材料，因此，干部人事档案是历史的记录，它具有无可辩驳的证据作用，是澄清相关问题、维护个人权益的法律信证。
　　干部人事档案对干部人事工作有规范、检查、监督的作用。干部人事档案是组织人事部门形成的，客观反映了干部任免、调配、考察、考核、审查、奖惩等干部工作的质量。通过查阅干部档案，既能够历史地系统地了解干部，看到干部人事工作的成就，也能够发现干部人事工作是否全面执行了党的路线方针政策，是否符合上级主管部门规定的程序。正是因为干部人事档案客观记录了干部人事工作的真实情况，干部档案成了检查干部工作质量、开展巡视工作、进行廉政教育的重要依据。
　　材料收集：档案材料《干部档案整理工作细则》《干部人事档案材料收集归档规定》等有关规定为依据，根据材料形成的历史条件、主要内容、用途及其保存价值，确定其是否归入干部档案；分类说明：干部档案材料的分类，就是将经过鉴别的材料，依据材料主要内容的性质和用途，按照干部档案的十类内容的划分，分别归入所属类别；材料排序：干部档案总的顺序是干部职务变动登记表、目录、每类档案材料。其中每类档案材料的顺序是根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的时间排列，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来；技术加工：对纸张破损、幅面不规则，或字迹材料不符合归档要求的档案材料，应进行技术加工；编写目录。目录是查阅干部档案内容的索引，要认真编写。按照类别顺序及档案的目录格式，逐份逐项填写，每类目录填写后，须留出适量的空格，供补充材料之用；审核与装订。档案材料分类完毕后，要审查材料分类是否准确，方可编目加工。整理基本结束后，进行装订。
　　加强领导，增强档案意识。干部人事档案工作的好坏，关键取决于领导的重视程度。各级领导应充分认识到人事档案工作的重要性，并把档案工作列入议事日程，给予档案工作各方面的支持。一是从人员配置上保证专职专用，保证管理人员安心工作，尽职尽责；二是从经费上保证投入，档案工作需要的经费都给予支持，保证硬件设备符合达标要求；三是帮助解决干部人事档案工作中遇到的困难和问题，为人事档案管理工作的顺利开展提供有力保证；建立健全各项制度，确保干部人事档案的归档率。干部人事档案的流失，在很大程度上是因为归档不及时。要制定专门的干部人事档案归档制度，要在适當的时间统一进行清理、催收，以保证人事干部档案材料的归档率达到100%；做好业务培训，提高档案管理人员的整体水平。做好干部人事档案管理工作，必须要安排在思想上、政治上、工作作风、业务能力等方面过硬的档案管理人员。组织人事部门要定期对档案管理人员进行业务培训，让其明确干部人事档案的归档范围、具体操作程序，对新接手的干部档案管理人员要求培训才能上岗；加强人事档案管理现代化和信息化建设。实现人事档案管理现代化，是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要，是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性。（单位：广东省东莞市教育局）