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为改善党和政府的形象，提高机关的工作效率，降低行政成本，也为使国家机关的公文处理更趋规范化、制度化、科学化，自2000年起，中央领导多次发表重要指示，要求精简文件，国务院及相关部门也多次通过颁布法规和发布文件，要求各级政府及部门认真贯彻执行这一精神。现在看来，各种滥发文的现象虽然得到了改善，但部门随意向地方政府发文、部门内设机构越权发义、大事小事均走“红头文件”（文件格式）路线等现象依然比较突出。究其原因，笔者以为，这与“正式行文”这一概念没有真正理解有着密切关系。