经过多年的发展，多功能办公设备不仅在速度、分辨率等性能上和单一设备不相上下，在功能集成、外观体积以及服务模式上也发生了巨大变化。尤其在当今办公设备市场节能环保的主旋律下，倡导集成化和简约化的多功能一体设备更是有了长足的发展，成为许多中小企业用户的首选设备。
　　
　　相对于大型企业用户，中小企业用户更看重多功能办公设备在成本、体积及易用、节能方面的优势。技术的发展在使市场竞争进一步加剧的同时，也使多功能办公设备的功能更加完善。
　　“很多用户对多功能办公设备的理解，就是桌面型多功能打印机。” 利盟国际有限公司大中华区总裁李建民说，在很多招标文件中，多功能一体机往往会被归在打印机的分类中，而具有多种功能的复印设备，则被放在复印机分类中。
　　“以打印机功能为主的多功能办公设备通常是由企业的IT部门负责，而多功能复印设备则由行政部负责。这一划分是从国内的传统的组织架构、IT和办公自动化的历史演变而来的。”这也从一个侧面反映了目前市场对多功能办公设备的认知。
　　对多功能设备而言，硬件技术的突破相对困难，而在已有的基础设施之上提供更多的服务与应用则相对简单。当前，各大厂商纷纷由个性化服务等软实力角度入手，针对行业细分用户需求提供定制化服务，使多功能办公设备产品逐渐摆脱大而全的形象，开始走上专业化发展之路。“我们更加注重产品的可塑性。例如我们目前推广的A4复印机产品，都带有支持客户定制的标准化触摸屏幕，通过类似App Store的利盟全球虚拟解决方案中心，用户可以自行下载所需应用和软件，自行安装应用。” 李建民说。
　　而在多功能办公设备软实力竞争的发展趋势中，我们也发现，很多厂商开始将目光投向正在飞速发展的“云计算”领域，2010年11月4日，惠普发布了其最新的打印趋势及打印科技创新成果惠普云打印技术(HP ePrint)，并宣布进入云打印时代。现在，惠普企业云打印已经能够为用户提供即时接通企业服务 ，通过移动接入打印设备提高企业生产力。“随着企业将重心转向加快业务增长，客户需要能够帮助他们解决复杂业务问题的合作伙伴，我们最新的技术和创新设计旨在针对纸张密集型流程向简单的数字工作流程的转化，这一设计能够帮助企业找到新的增长会。” 惠普打印及成像系统集团亚太及日本地区企业文印管理事业部副总裁墨盛杰（Pierre Mirlesse）说。
　　此外，各大厂商也不断针对“十二五”规划期间国家节能减排、环境治理和绿色低碳的发展目标推出相关解决方案，通过为用户量身定做文印服务方案、提高自身设备使用效率、降低设备耗电量及耗材浪费等手段，达到节能减排、为企业降低文印服务成本的目的。目前，利盟的“A4风暴”计划，惠普的“绿色智慧（EcoSMART）组合方案”、“惠商计划”以及富士施乐苏州工厂实施的“零污染、零废弃、零填埋”的理念都属于此列。
　　美国波音集团在应用云打印系统后，用纸量迅速由之前的10亿张/年减少为6亿张/年，节省下来的纸张相当于每年少砍了18万棵树。