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摘要:会计电算化是以电子计算机为主的现代电子技术和信息技术应用到会计实物的简称。会计电算化解决了会计人员手工记帐的问题,实现了从凭证到帐本到报表一体化的过程。它能促进会计职能转变,提高财务水平。
关键词:医院 会计电算化 一体化
一 、医院会计电算化现状
1、各种会计电算化的业务形式不同(单项及多项业务电算化)
目前某些不发达地区以及县乡医院的帐务处理中仅受限于用计算机替代手工处理某项业务或某些临时报表。会计电算化应用不系统。
在一些中小城市的基层医院中已把多项业务有机地组织起来由计算机处理。例如计算机辅助记帐。会计一边手工记帐一边把凭单输入计算机,由计算机进行汇总和审核等工作,再把处理结果回记到手工帐上。这种方式处理是会计电算化的初级阶段,重复劳动,会计电算化的优越性没有充分发挥。
大中型发达城市已实现整个会计信息系统电算化,把所有会计业务有机组织起来由计算机处理,只需输入原始凭证信息,由计算机完成审核、记帐、算帐、结帐、报表、编制帐本。会计人员通过计算机还可以把复杂的财务分析、辅助决策变得轻松、准确。
2 、会计人员专业知识不全面
会计电算化不仅是对会计软件的掌握以及操作计算机,会计电算化需要复合型人才。首先必须熟练掌握医院会计规章制度及实际业务标准等,其次会计电算化人员得具备基础的计算机知识。许多管理人员忽略了这点,在初期进行培训时选择非专业财务人员或会计人员没有起码的计算机知识,进行的培训时期过短,使其很难接受系统的会计电算化知识,不能独立应用会计电算化。
二、会计电算化管理建议
1、培养多层次人才
a .提高认识
医院领导和会计人员一定要转变观念。不要以为会计电算化只是简单地应用计算机软件,如培养出一批高素质的会计电算化人员不仅可以提高单位的会计核算整体水平,还能提升会计人员对单位辅助决策 、监督作用,为提高医院现代化管理水平和提高经济效益服务。
b.积极开展职业培训
会计电算化系统在运行前就要对相关会计人员进行培训,提高他们对系统的认识和理解,减少系统运行后出错的可能性。会计电算化培训不仅局限于操作,还包括系统投入运行后新的内部控制制度、新的凭证流转程序、及高质量的会计信息进一步分析利用的前景。每隔一段时间都要让会计人员接受一定时间的会计电算化知识培训,以适应日新月异的信息技术发展。
2、建全会计电算化制度
医院会计电算化管理系统一般由收费管理系统、药品管理系统、财务管理系统组成。
a.收费管理系统
该系统支持一卡通功能,病人只需一张磁卡即可完成挂号、划价、交款整个流程操作。该系统支持财务查询功能,各种财务报表统计功能,如收入日报表 、收入月报表 、各科室收入报表都可通过系统自动统计表、查询。该系统支持正规发票打印 、收费凭证打印和各种清单打印功能,各种报表可自定义支持医生处方 、科室业绩报表查询打印。该系统支持权限设备,按照工作和职权分配系统权限资源,使整个组织的管理和职务授权清晰完整 、分工明确 、责权明确。
b.药品管理系统
对药房药品入库、领用 、退药 、出库和盘点管理。药品费用信息自动化送到住院结算系统,也提供住院收药、手术收药和医嘱冲减操作。该系统由住院收药操作、药品申领操作、药库领用明细操作、药品盘点操作、药品查询系统组成。可使医院管理者和财务部门加强对药品的管理。
c.财务管理系统
通用财务会计软件一般由帐务、报表系统、工资核算、信息管理及若干子系统组成。基本的帐务系统涵盖了凭证编制 、审核 、记帐以及各种制帐业务,例如日记帐、明细帐、总帐余额表,使编制凭证和记录帐本更简便 、清晰 。而报表系统则能自动生成各种报表,使出表更及时准确、报送方便易行。通过先进的计算机技术将工作重点从记帐 、算帐 、事后报帐转向事先预测规划、事中控制监督 、事后分析决策的一种全新会计工作模式,更好地适应医疗卫生经济的快速发展。
3、加强内部控制
会计软件应与医院信息管理系统相辅相成。医院信息管理系统(HIS)包括门诊住院收费、医保系统,药品、库存物资、固定资产及医疗信息管理系统等。
a.按月核对门诊收入与HIS门诊收入统计数,核对两者一致性,并重点检查门诊病人退费手续是否齐全,退回发票与存根联是否相符,所退金额是否一致。按月核对住院预交金总帐科目与当月发生的HIS当月预交金缴存统计数,住院收入数与HIS住院收入汇总数适时核对,分析各病区的住院收入变动情况,不仅可以监督住院收入安全汇缴还能进行经济效益分析。
b.加强收费票据管理
日常核对门诊交款员发票是否连续,退费票据是否齐全无误;出入院管理处收费人员交回的预交金存根与住院病人医药费收据存根是否一致,审核交回的预交金与住院病人医药费收据存根联是否有短少,作废张数是否齐全,审核票据大小写金额是否正确有无涂改。
c.对医保内部控制
目前,大部分医院都是医保定点医院。医保管理部门大多设在财务科之外,因此会计核算软件系统应设"应收医疗款"科目,总科目下分设"统筹医疗" 、"大病救助"、"个人帐户支付"等明细科目进行核算,月终将上述科目的借贷方发生额与医保办核对。以此对医保收费进行监督。
d.药品核算的内部控制
药品核算涉及药库、药局、门诊与住院收费处 、财务、病区、院长查询等系统。每个系统都有使用接口,对某一具体流程的操作应授权相关人员在规定的权限内办理,其他部门只能查询或使用,不得随意录入或更改。一般由采购员对所购药品进行录入数据,药库会计从药品规格、数量、供货单位、药品批零价格等方面审核,审核后打印药品入库单,保管员对药品质量、数量进行核对在入库单上签章。药剂科负责人签章后交财务科审核,付款。财务科重点审核发票是否规范,入库手续是否齐全,金额准确,加成率是否规范。月未,对药房核算的药品成本与会计核算软件收入数是否相符,药库药品每月入库数与会计软件系统应付款的金额是否相符。
e.库存物资内部控制
从请购 、审批、采购、验收、付款等方面加强内部控制,降低运营成本,提高经济效益。物资购入时由采购员审核发票,保管员负责办理入库手续,请领款时由财务人员进行审核。月未,对库存物资入库数、出库数及余额与会计核算软件系统的相关金额核对是否相符。
f.固定资产的内部控制
财务科对固定资产实行金额控制,总务、器械 、库房负责医院固定资产数量管理。固定资产信息系统中,将固定资产分为房屋建筑物 、贵重仪器、一般设备、交通运输设备 、图书、被服、其他。每购入一项固定资产都要建立卡片,将其中具体信息导入固定资产基础表上,财务科将固定资产信息系统的金额与会计核算软件系统中的固定资产明细科目核对。做到帐帐、帐卡、帐实相符。
g.加强会档案的保管工作
会计档案管理是保证会计电算化工作连续进行的保障,是会计电算化信息系统维护的保证,是保证系统数据安全与完整的重要环节,也是会计信息得以充分利用、充分发挥会计职能的必要前提。各医院应设立标准的档案管理环境,专业的管理人员,对打印的各种凭证、帐本、报表、存储介质、系统文档资料等,在一个会计期未由相关财务人员签章,按照《会计档案管理办法》的规定立卷归档保管。
参考文献:
【1】吴建华;谈谈会计核算电算化[N];北京科技报;2000年。
【2】喻志强;会计核算手段也应现代化[J];中国卫生经济。1985年04期。
作者简介:范秀岩,辽宁新民人,现工作于沈阳医学院沈洲医院,职称:会计师。
关键词:医院 会计电算化 一体化
一 、医院会计电算化现状
1、各种会计电算化的业务形式不同(单项及多项业务电算化)
目前某些不发达地区以及县乡医院的帐务处理中仅受限于用计算机替代手工处理某项业务或某些临时报表。会计电算化应用不系统。
在一些中小城市的基层医院中已把多项业务有机地组织起来由计算机处理。例如计算机辅助记帐。会计一边手工记帐一边把凭单输入计算机,由计算机进行汇总和审核等工作,再把处理结果回记到手工帐上。这种方式处理是会计电算化的初级阶段,重复劳动,会计电算化的优越性没有充分发挥。
大中型发达城市已实现整个会计信息系统电算化,把所有会计业务有机组织起来由计算机处理,只需输入原始凭证信息,由计算机完成审核、记帐、算帐、结帐、报表、编制帐本。会计人员通过计算机还可以把复杂的财务分析、辅助决策变得轻松、准确。
2 、会计人员专业知识不全面
会计电算化不仅是对会计软件的掌握以及操作计算机,会计电算化需要复合型人才。首先必须熟练掌握医院会计规章制度及实际业务标准等,其次会计电算化人员得具备基础的计算机知识。许多管理人员忽略了这点,在初期进行培训时选择非专业财务人员或会计人员没有起码的计算机知识,进行的培训时期过短,使其很难接受系统的会计电算化知识,不能独立应用会计电算化。
二、会计电算化管理建议
1、培养多层次人才
a .提高认识
医院领导和会计人员一定要转变观念。不要以为会计电算化只是简单地应用计算机软件,如培养出一批高素质的会计电算化人员不仅可以提高单位的会计核算整体水平,还能提升会计人员对单位辅助决策 、监督作用,为提高医院现代化管理水平和提高经济效益服务。
b.积极开展职业培训
会计电算化系统在运行前就要对相关会计人员进行培训,提高他们对系统的认识和理解,减少系统运行后出错的可能性。会计电算化培训不仅局限于操作,还包括系统投入运行后新的内部控制制度、新的凭证流转程序、及高质量的会计信息进一步分析利用的前景。每隔一段时间都要让会计人员接受一定时间的会计电算化知识培训,以适应日新月异的信息技术发展。
2、建全会计电算化制度
医院会计电算化管理系统一般由收费管理系统、药品管理系统、财务管理系统组成。
a.收费管理系统
该系统支持一卡通功能,病人只需一张磁卡即可完成挂号、划价、交款整个流程操作。该系统支持财务查询功能,各种财务报表统计功能,如收入日报表 、收入月报表 、各科室收入报表都可通过系统自动统计表、查询。该系统支持正规发票打印 、收费凭证打印和各种清单打印功能,各种报表可自定义支持医生处方 、科室业绩报表查询打印。该系统支持权限设备,按照工作和职权分配系统权限资源,使整个组织的管理和职务授权清晰完整 、分工明确 、责权明确。
b.药品管理系统
对药房药品入库、领用 、退药 、出库和盘点管理。药品费用信息自动化送到住院结算系统,也提供住院收药、手术收药和医嘱冲减操作。该系统由住院收药操作、药品申领操作、药库领用明细操作、药品盘点操作、药品查询系统组成。可使医院管理者和财务部门加强对药品的管理。
c.财务管理系统
通用财务会计软件一般由帐务、报表系统、工资核算、信息管理及若干子系统组成。基本的帐务系统涵盖了凭证编制 、审核 、记帐以及各种制帐业务,例如日记帐、明细帐、总帐余额表,使编制凭证和记录帐本更简便 、清晰 。而报表系统则能自动生成各种报表,使出表更及时准确、报送方便易行。通过先进的计算机技术将工作重点从记帐 、算帐 、事后报帐转向事先预测规划、事中控制监督 、事后分析决策的一种全新会计工作模式,更好地适应医疗卫生经济的快速发展。
3、加强内部控制
会计软件应与医院信息管理系统相辅相成。医院信息管理系统(HIS)包括门诊住院收费、医保系统,药品、库存物资、固定资产及医疗信息管理系统等。
a.按月核对门诊收入与HIS门诊收入统计数,核对两者一致性,并重点检查门诊病人退费手续是否齐全,退回发票与存根联是否相符,所退金额是否一致。按月核对住院预交金总帐科目与当月发生的HIS当月预交金缴存统计数,住院收入数与HIS住院收入汇总数适时核对,分析各病区的住院收入变动情况,不仅可以监督住院收入安全汇缴还能进行经济效益分析。
b.加强收费票据管理
日常核对门诊交款员发票是否连续,退费票据是否齐全无误;出入院管理处收费人员交回的预交金存根与住院病人医药费收据存根是否一致,审核交回的预交金与住院病人医药费收据存根联是否有短少,作废张数是否齐全,审核票据大小写金额是否正确有无涂改。
c.对医保内部控制
目前,大部分医院都是医保定点医院。医保管理部门大多设在财务科之外,因此会计核算软件系统应设"应收医疗款"科目,总科目下分设"统筹医疗" 、"大病救助"、"个人帐户支付"等明细科目进行核算,月终将上述科目的借贷方发生额与医保办核对。以此对医保收费进行监督。
d.药品核算的内部控制
药品核算涉及药库、药局、门诊与住院收费处 、财务、病区、院长查询等系统。每个系统都有使用接口,对某一具体流程的操作应授权相关人员在规定的权限内办理,其他部门只能查询或使用,不得随意录入或更改。一般由采购员对所购药品进行录入数据,药库会计从药品规格、数量、供货单位、药品批零价格等方面审核,审核后打印药品入库单,保管员对药品质量、数量进行核对在入库单上签章。药剂科负责人签章后交财务科审核,付款。财务科重点审核发票是否规范,入库手续是否齐全,金额准确,加成率是否规范。月未,对药房核算的药品成本与会计核算软件收入数是否相符,药库药品每月入库数与会计软件系统应付款的金额是否相符。
e.库存物资内部控制
从请购 、审批、采购、验收、付款等方面加强内部控制,降低运营成本,提高经济效益。物资购入时由采购员审核发票,保管员负责办理入库手续,请领款时由财务人员进行审核。月未,对库存物资入库数、出库数及余额与会计核算软件系统的相关金额核对是否相符。
f.固定资产的内部控制
财务科对固定资产实行金额控制,总务、器械 、库房负责医院固定资产数量管理。固定资产信息系统中,将固定资产分为房屋建筑物 、贵重仪器、一般设备、交通运输设备 、图书、被服、其他。每购入一项固定资产都要建立卡片,将其中具体信息导入固定资产基础表上,财务科将固定资产信息系统的金额与会计核算软件系统中的固定资产明细科目核对。做到帐帐、帐卡、帐实相符。
g.加强会档案的保管工作
会计档案管理是保证会计电算化工作连续进行的保障,是会计电算化信息系统维护的保证,是保证系统数据安全与完整的重要环节,也是会计信息得以充分利用、充分发挥会计职能的必要前提。各医院应设立标准的档案管理环境,专业的管理人员,对打印的各种凭证、帐本、报表、存储介质、系统文档资料等,在一个会计期未由相关财务人员签章,按照《会计档案管理办法》的规定立卷归档保管。
参考文献:
【1】吴建华;谈谈会计核算电算化[N];北京科技报;2000年。
【2】喻志强;会计核算手段也应现代化[J];中国卫生经济。1985年04期。
作者简介:范秀岩,辽宁新民人,现工作于沈阳医学院沈洲医院,职称:会计师。